حسابداری فروشگاهی در اکسل

کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری فروشگاهی

کاربرد  نرم افزار اکسل در حسابداری ، موضوع مهمی در بین تمام حسابداران است. همانطور که می دانید تسلط کامل بر اکسل در حسابداری دارای اهمیت بوده و به عنوان یک مهارت مهم و کلیدی در این رشته ، ارزش زیادی دارد و نرم افزار اکسل به علت داشتن پایانی بی انتها ،  کار با این نرم افزار را کمی سخت و دشوار کرده است . لازم به ذکر است حسابداران می توانند امور حسابداری خود را با استفاده از نرم افزارحسابداری آنلاین انجام دهند .

اکثر شرکت های حسابداری ، از نرم افزار اکسل به عنوان یک ابزار مهم و اصلی برای پیش بینی و تسهیل در رشد شرکت مورد استفاده قرار می دهند. اکسل نرم‌افزار صفحه گسترده یا (Spread Sheet)  نرم ‌افزاری برای جمع‌آوری و مرتب ‌سازی و پردازش اطلاعات است .

بد نیست بگوئیم نرم افزار اکسل ، یکی از مهم ترین نرم افزارهایی ست در رشته حسابداری که حتی اگر به این برنامه علاقه ای نداشته باشید هم لازم است کار با این نرم افزار را بلد باشید .همچنین در کنار این نرم افزار لازم است تسلط کافی را نسبت به نرم افزار حسابداری نیز داشته باشید.

نرم افزار اکسل به چه معناست ؟!

حالا سوال اینه که اصلا نرم افزار اکسل چی هست ؟! همانطور که در بالا اشاره کردیم ، اکسل نرم‌افزار صفحه گسترده یا (Spread Sheet)  نرم ‌افزاری برای جمع‌آوری و مرتب ‌سازی و پردازش اطلاعات است . اطلاعات موجود و مورد استفاده در این نرم افزار می‌تواند به صورت‌های مختلف از جمله متن، اعداد، تاریخ و دیگر موارد باشد. نرم افزار اکسل اطلاعات مورد نظر شما را به صورت جدولی ذخیره می‌کند و می‌توانید آن‌ها را به صورت نمودارهایی برای پردازش و ارزیابی کار درآورید .

چگونگی انجام کارهای حسابداری با نرم افزار اکسل

احتمالا با خود فکر میکنید که چرا از برنامه اکسل برای انجام کارهای حسابداری استفاده می کنند ؟! در جواب به این سوال میتوان گفت  اکسل محیطی ست ساده و قابل فهم که امکانات بسیار زیادی دارد و کار با این نرم افزار بسیار راحت است . بد نیست بگوئیم این نرم افزار محیط یا کتابخانه ای غنی از اطلاعات و توابع مالی و محاسباتی ست .

اهمیت یادگیری حسابداری در اکسل 

یادگیری و تسلط داشتن بر نرم افزار اکسل در حسابداری بسیار مهم و ضروری است . تمامی حسابداران برای آن که بتوانند جذب شرکتی شوند و یا بتوانند به کسب درآمد برسند ، باید با این نرم افزار آشنایی کافی و کامل داشته باشند. همچنین هر چند وقت یک بار اطلاعات خود را به روز کنند تا بتوانند از تمامی قابلیت‌های نرم افزار اکسل بهره‌مند شوند. اکسل این قابلیت را در اختیار افراد قرار داده است که بتوانند به راحتی به حسابرسی شرکت‌های مختلف بپردازند . در صورتی که از علم استفاده از این برنامه محروم باشید، کار برای‌تان بسیار سخت و دشوار خواهد شد . از این رو توصیه می کنیم حتما با استفاده از  نرم افزار حسابداری شرکتی و استفاده از دوره ها و فیلم های آموزشی که آموزش صفر تا صد اکسل در حسابداری را آموزش می دهند، بهره‌مند شوید تا خود را در امور حسابداری افزایش دهید . 

 از قابلیت های نرم افزار اکسل محیط ساده و قدرتمند بودن آن است که می تواند قابلیت برنامه نویسی به زبان  VBA  را نیز در اختیار کاربر قرار می دهد تا کابر بتواند علاوه بر اینکه محاسبات را از طریق توابع انجام دهد ، بتواند هرجا که نیاز داشت ، خودش دست به کار شده و کد مربوطه را پیاده سازی کند .

توابع مهم حسابداری در اکسل

SYD  :  تابع محاسبه هزینه استهلاک به روش مجموع سنوات

DB   :   تابع محاسبه هزینه استهلاک نزولی در مدت معین

FV  :   تابع محاسبه ارزش آتی سرمایه‌گذاری‌ها

PV  :   تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری اقساط مساوی

NPV  :  تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری

XNPV   :  تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری برحسب تاریخ

 PMT :  تابع محاسبه اقساط وام

PPMT :  تابع محاسبه اقساط مربوط به اصل وام

IPMT :  تابع محاسبه اقساط مربوط به بهره

تابع محاسبه هزینه استهلاک به روش خط مستقیم   :  SLN

NPER :  تابع محاسبه تعداد دوره‌های موردنیاز برای سرمایه‌گذاری

RATE : تابع محاسبه نرخ بهره

IRR :  تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه‌گذاری

XIRR :  تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه گذاری بر حسب تاریخ

MIRR : تابع محاسبه نرخ داخلی کارکرد سرمایه

کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری

حالا می رسیم به کاربردهای نرم افزار اکسل در حسابداری که نظر شما را به مطالعه ادامه مطالب جلب می کنیم :

انجام دادن محاسبات مالی : همانطور که در  بخش بررسی بهترین نرم افزارهای حسابداری اشاره شد،یکی از کاربردهای این نرم افزار ، انجام محاسبات مالی هست ؛ برای مثال ، محاسبه اواع مختلف استهلاک ، محاسبه نرخ های بازدهی ، نرخ بهره و نرخ سود و … را می توانیم با استفاده از این نرم افزار انجام داد .

رسم کردن نمودارهای گرافیکی : یکی دیگر از کاربردهای این نرم افزار ، رسم نمودارهای گرافیکی می باشد.  اکسل توانایی این را دارد که صورت‌های مالی مهم را به صورت نمودار رسم کرده و داده‌ها و ارتباط بین آن‌ها را در قالب انواع مختلف نمودارها مثل:  نمودار میله‌ای، نمودار خطی، استوانه‌ای، دایره‌ای، نقطه‌ای و…نشان بدهد .

امکان برنامه نویسی در اکسل : لازم است بگوئیم برای استفاده از اکسل ، نیاز به برنامه نویسی نداریم اما اگر بتوانیم دانش برنامه‌نویسی لازم را کسب کنیم، پردازش اطلاعات و تهیه‌ی گزارش‌ها و خروجی‌های بسیار پیشرفته برای ما فراهم خواهد شد. برای مثال می‌توانیم یک برگه اکسل درست کنیم که در ردیف‌های آن چک‌های دریافتی از مشتری را به همراه تاریخ سررسید آن درج کنیم و بعد با زدن یک دکمه، راس چک‌ها را محاسبه کرده و در یک سلول دیگر نمایش دهیم .

استفاده از اکسل برای جمع و تفریق و محاسبات عددی : وارد کردن لیست بلند بالایی از اعداد که لازم است بر روی آن جمع و تفریق انجام شود ، در اکسل از بهترین گزینه ها محسوب می شود . مزیت مهم این روش، امکان چک کردن صحت اطلاعات و اصلاح آن‌ها به سادگی است .

انتقال اطلاعات بین برگه‌ها و فایل‌های مختلف و منابع مختلف : می‌توانیم هنگام تهیه‌ی یک گزارش از اطلاعاتی که در چندین فایل اکسل و چندین فایل پایگاه داده Access و منابع دیگر موجود هستند، استفاده کنیم .اکسل به ما کمک می‌کند به ساده‌ترین شکل ممکن به تمامی این اطلاعات دسترسی پیدا کنیم . 

 

انواع کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری

 

• • لیست کردن رویدادهای مالی به صورت فایل‌های جداگانه

• • طبقه‌بندی و مرتب کردن داده‌ها با عناوین دلخواه

• • تهیه و تنظیم انواع گزارشات مالی مانند ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد

• • تنظیم جداولی مانند لیست حقوق و دستمزد و استهلاک و غیره.

• • استفاده از توابع اکسل که فرمول‌های مهمی بصورت پیش فرض در آنها تعریف شده است.

• • کنترل انبار و شمارش موجودی کالا

• • تنظیم صورت مغایرتهای بانکی

• • ایجاد نرم‌افزارهای متنوع جهت گزارش گیری

• • ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی و مقایسه‌ای مانند پیگیری فروش به صورت ماهانه برای هر مشتری

• • محاسبه‌ هزینه‌ها و نحوه‌ تخصیص آن‌ها

• • گزارش وضعیت پیشرفت پروژه، منابع و غیره

• • ایجاد نمودارها و گراف ها بر اساس داده‌ها .

• • تنظیم کاربرگ های مهم حسابرسی

• • رویدادهای مالی را به‌ صورت فایل‌های جداگانه لیست می کند.

• • داده‌ها به عناوین دلخواه طبقه‌بندی و Sort  می شوند. .

• • جداول مکمل مانند لیست حقوق و دستمزد و استهلاک و .. تنظیم می شوند.

• • مدارک ناقص در نبود نرم افزار حسابداری به‌صورت منظم قابل جمع آوری است.

• • از توابع اکسل که فرمول‌های مهمی به‌صورت پیش فرض در آن تعریف شده است، استفاده می شود.

• • انبار و موجودی کالا شمارش و کنترل می شود.

• • تنظیم صورت مغایرت بانکی

موارد بالا از جمله کاربردهای مهم اکسل بودند که ذکر شد.

جمع بندی نهایی

بد نیست بگوئیم ، قلب هر کسب وکاری ، سوابق حسابداری و مالی آن است . نرم افزار اکسل در کنار نرم افزار حسابداری فروشگاهی  یکی از بهترین نرم افزارهایی ست که می تواند در انجام امور حسابداری در ایجاد گزارش ، تجزیه و تحلیل داده ها و… به متخصصان و حسابداران مالی کمک شایانی کند .

اگرچه ممکن است شما دانش اولیه ای در اکسل داشته باشید؛ اما برای آگاهی از کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری این اطلاعات اولیه کافی نیست. با مطالعه این کاربردها، فراگیری و به کارگیری آنها می توانید به راحتی امور مالی شرکت را سازماندهی کنید. همچنین گزارشات مهمی را برای مدیر شرکت یا کسب وکار ارائه دهید .