مزایا و کاربردهای نرم افزار حسابداری فروشگاهی

 

 

امروزه کسب و کارها باید از روش های به روز و سریع تر استفاده کنند. شاید زمانی دفاتر حسابدرای پاسخگوی نیاز بسیاری از مشاغل می بود. اما امروزه حجم بالای تراکنش ها، نیاز به دقت بالاتر و سرعت برای کار بر روی داده های مالی بسیار حائز اهمیت است. از طرفی داده ها باید در یک جا به صورت یکپارچه و دقیق نگهداری شده و امکان دسترسی سریع در کوتاه ترین زمان ممکن به آن ها فراهم باشد. فروشگاه ها نیز که دارای حجم بسیار بالایی از تراکنش های مالی هستند از این قاعده مستثنی نمی باشند. بنابراین نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا روند تراکنش های مالی کسب و کار خود را ثبت کرده و وضعیت مالی خود را بررسی کنید. در این مقاله قصد داریم تا مزایا و کاربردهای نرم افزار حسابداری فروشگاهی ساده بررسی کنیم.

 

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری ابزاری کاربردی برای مدیریت امور مالی و حسابداری شرکت ها و سازمان ها می باشد و بصورت آنلاین می باشد و قابل استفاده با انواع دستگاه های دیجیتالی مانند موبایل، تبلت ، لپتاپ و … می باشد. نرم افزار حسابداری به سازماندهی امور مالی شرکت شما کمک می کند و راه حل خوبی برای صرفه جویی در زمان می باشد زیرا امور مالی با سرعت بیشتری انجام می شوند. نرم افزارهای حسابداری با توجه به نوع کسب و کار، وسعت کسب و کار و قیمت آن نصب و راه اندازی می شوند.

 

 

چرا شما به نرم افزار حسابداری فروشگاهی نیاز دارید:

مدیریت امور مالی کسب وکار های کوچک و بزرگ ممکن است دشوار باشد، به همین دلیل شما به نرم افزار حسابداری نیاز دارید که به شما کمک می کند تا امور مالی را پیگیری کرده و پول خود را در جریان ورود و خروج به حساب ها رهگیری و مدیریت کنید. نرم افزار حسابداری فروشگاهی یکی از نرم افزارهای تخصصی است که بسیاری از شرکت های ارائه دهنده نرم افزارهای حسابداری امکان تهیه، نصب و استفاده از آن را برای شما فراهم می دهند.

با این نرم افزار می توانید به مدیریت دقیق و بهتر کسب و کار فروشگاهی خود، افزایش سود در کسب و کار، کاهش هزینه ها و در نهایت رضایت مشتریان دست پیدا کنید. این دسته از نرم افزارها به شما راهکاری تخصصی و به صرفه در جهت مدیریت امور فروشگاه را ارائه می کنند. بسته به برنامه ای که دارید، نرم افزار حسابداری می تواند کارهایی مانند صورتحساب مشتریان، ثبت پرداخت های دریافتی و پیگیری مطالبات سررسید شده را بسیار آسان تر و سریع تر انجام دهد.

• نیاز اولیه هر کسب و کار فروشگاهی به استفاده از یک ابزاری دقیق برای نگهداری، ثبت و تهیه گزارشات
• امور مربوط به حسابداری امروزه یک علم بوده و تخصصی و پیچیده است
• وجود حساب های مختلف و گردش موجودی های بالا در یک فروشگاه
• نوسان قیمت کالاها و افزایش هزینه ها
• بالا بوده تعداد فاکتورها
• همگام بوده با پیشرفت تکنولوژی
• تغییر مداوم قوانین و مقررات مالیاتی و روند ارائه گزارشات

بنابراین همه ی مواردی که ذکر شد این احساس نیاز را در ما ایجاد می کند تا روش های قدیمی را کنار گذاشته و برای مدیریت ساده تر امور از تکنولوژی های روز استفاده کنیم. بنابراین نمی توان امور مالی خود را با سیستم ها و نرم افزار حسابداری فروشگاهی انجام داد. با کمک این نرم افزار ها همزمان می توان امور مالی، حسابداری و مدیریتی فروشگاه را به صورت یکجا کنترل و مدیریت نمود. در نهایت استفاده از این نرم افزار ما در مدیریت درست و جلوگیری از زیان های کمک خواهد کرد.

 

 

 

 

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای مغازه داران

چرا شما به عنوان یک مغازه دار نیاز دارید تا برای کسب و کار خود از نرم افزار حسابداری فروشگاهی استفاده کنید؟ همان طور که می دانید، به دست آوردن موجودی به روش دستی، حساب کردن میزان فروش با کمک فاکتورهای دستی و تهیه گزارش های مختلف روزانه و ماهانه مغازه یا فروشگاه با استفاده از ماشین حساب باعث می شود که هم زمان زیادی از کارکنان شما تلف شود و هم این که نتایج خروجی گاهی اوقات درست نباشد. در ضمن در این حالت شما نمی توانید گزارش های دقیقی از علاقمندی مشتری های خود نسبت به محصولات مختلف یا برندهای خاص داشته باشید.

برای بهبود روند کار حسابداری مغازه یا فروشگاه، امروزه با گسترش علم حسابداری و تلفیق آن با سایر علوم می توانید، پیچیدگی های موجود را به راحتی با چند کلیک در نرم افزار حسابداری فروشگاهی حل کنید. در نتیجه افزایش حجم کار و فاکتورهای فروش به راحتی با این برنامه مدیریت می شود. در کنار این موارد می توانید گزارش های دقیقی از روند فروش و مشتریان خود داشته باشید. گردش حساب ها و موجودی حساب و چک های خود را کنترل کنید.

در همه ی کسب و کارهای کوچک یا بزرگ شما نیاز دارید که مالیات خود را به طور دقیق به سازمان مربوطه ارائه دهید. از آن جایی که روال های مربوط به این کار روز به روز سختگیرانه تر می شود و شاهد جریمه های گاها سنگینی هم در این مورد هستیم لزوم وجود یک نرم افزار برای انجام این عملیات به طور دقیق ضروری است.

بنابراین در کل مزایای نرم افزار حسابدرای فروشگاهی برای یک مغازه دار شامل، افزایش سرعت در ارائه خدمات به مشتری ها و انجام محاسبات دقیق و سریع است. بنابراین در زمان کوتاهی فاکتورها صادر شده و در زمان شلوغی فروشگاه افراد معطل نمی شوند. شمارش و محاسبه تعداد کالاها توسط بارکد خوان روند محاسبات و صدور فاکتور ها را سریع تر می کند. بنابراین نه تنها در زمان شما بلکه در زمان مشتری ها نیز صرفه جویی شده و آن ها از خرید خود راضی تر خواهند بود. با این نرم افزار اطلاعاتی مانند سوابق حسابداری یا مانده حساب مشتری ها به راحتی و خودکار به روز می شود.

 

چالش های مالی فروشگاه ها

برای مدیریت صحیح انواع کسب و کارهای کوچک تا بزرگ اولویت تمامی صاحبان فروشگاه ها و مغازه ها، مدیریت امور مالی است. بنابراین حسابداری در انواع کسب و کارهای فروشگاهی از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

عدم وجود اطلاعات دقیق در مورد فروش، انبارداری و موجودی محصولات، وجود تعداد زیاد و تنوع کالا در فروشگاه، وجود تعداد مشتریان زیاد و حجم فروش بالا از جمله دغدغه های مالی موجود برای صاحبان این کسب و کارها است. در صورت وجود انبار برای فروشگاه نیاز به انبارگردانی محصولات نیز وجود خواهد داشت. همچنین نیاز است تا همیشه و در لحظه از موجودی های محصولات در انبار مطلع باشیم. پرداخت به موقع قبض های مختلف مربوط به فروشگاه، بالا رفتن و تغییرات مداوم قیمت های محصولات موجود در بازار، ارائه گزارش های به موقع مالیاتی، محسابه دقیق و پرداخت به موقع آن از جمله سایر اموری است که به عنوان دغدغه ها و چالش های مالی فروشگاه ها و مالکان آن ها به حساب می آید. اگر مدیریت و محاسبات امور پولی و مالی درست و به موقع با کمک برنامه های نرم افزار حسابداری انجام شود، امکان خطاهای فردی کاهش یافته و مدیریت کل مجموعه را ساده تر می کند. در نتیجه یک مدیر یا صاحب فروشگاه می تواند به راحتی سایر امور را کنترل نماید.

اما توجه به این نکته نیز لازم است که شما درک کنید به عنوان صاحب یک کسب و کار چه زمانی به یک برنامه حسابداری نیاز پیدا خواهید کرد؟ اگر در محیط کارتان افرادی وجود دارند که علاوه بر شما در فرآیند فروش و خدمت رسانی به مشتریان مشغول به فعالیت می باشند. در صورتی که به شکل چکی به خرید و فروش مشغول هستید. وجود چند شریک مالی در فروشگاه، گردش حساب بالای مالی به خاطر فروش بالا و تعداد مشتری های زیاد، خرید محصولات به صورت چکی و یا امانی از بنکداران یا کارخانه ها، نیاز به کمک برای مدیریت و محاسبه امور مالیاتی فروشگاه یا مغازه، از جمله مواردی است که نشان می دهد، شما نیاز به استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی دارید.

 

 

 

کاربردهای نرم افزار حسابداری فروشگاهی

نرم افزار حسابداری فروشگاهی تحت وب که یکی از جدیدترین سیستم های حسابداری در دنیا به شمار می رود، به دلایل مختلفی در فروشگاه ها مورد استفاده قرار می گیرد. این سیستم ها قادر هستند میزان خرید های جزئی و کوچک خریداران را در دوره ها مختلفی که به فروشگاه مراجعه می کنند، مورد بررسی قرار دهند. زیرا ممکن است مشتری های زیادی بارها و بارها برای خرید به فروشگاه مراجعه نمایند. این نوع از نرم افزارها با فراهم کردن امکانات ویژه می توانند نیازهای هر نوع فروشگاه کوچک یا بزرگ و مدیران آن ها را برطرف نماید. از جمله کاربردهای اساسی این نوع از نرم افزارها می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• امکان مدیریت و انجام کلیه امور مربوط به موجودی کالا، خرید و فروش، سود و زیان، بدهکاری و بستانکاری
• فراهم کردن امکان انجام عملیات‌های حسابداری و مدیریتی فروشگاه
• امکان مدیریت طلبکاری و بدهکاری اشخاص، چک‌های دریافتی و پرداختی
• امکان بررسی حساب بانکی
• محاسبه صدور دقیق انواع فاکتورها
• امکان مدیریت ورود محصولات جدید به انبار
• امکان شمارش تعداد کالاهای خریداری شده
• امکان ثبت اسناد مالی در نرم افزار به صورت خودکار
• امکان ارائه گزارشات مورد نیاز اداره دارایی مانند صورت نهایی سود و زیان سالیانه، گزارش TTMS و…
• تعیین نحوه و نوع فاکتورهای دریافتی فروشگاه در زمان فروش
• امکان مدیریت تعداد فروش در مدت بازه زمانی مشخص
• امکان گزارش گیری به صورت روزانه، ماهانه و سالانه

برخی از شرکت های نرم افزاری امکانات ویژه ای را در نرم افزار حسابداری فروشگاهی خود ارائه می دهند برای مثال می توان در زیر به برخی از آن ها اشاره نمود:

• امکان تعریف غرفه های مختلف به صورت اتوماتیک توسط نرم افزار
• قابلیت تعریف کردن قرارداد از پیش تعریف شده برای هریک از غرفه داران
• قابلیت این که برای شعب مختلف بتوان انبارهای متفاوتی تعریف نمود
• امکان قیمت گذاری بر اساس نوع نیازمندی بر مبنای کالا و زمان یا مشتری
• امکان تولید انواع بارکد محصولات
• امکان تعریف و مدیریت غرفه های مختلف
• امکان مدیریت صندوق داران به صورت مجزا و تسویه آن ها به صورت روزانه
• امکان برقراری اتصال با فروشگاه های اینترنتی

و بسیاری امکانات اختصاصی دیگر که بر مبنای شرکت و محصول اختصاصی یا عمومی بودن آن محصول ممکن است به هریک از امکانات فوق افزوده یا آن ها تغییر کنند.

 

مزایای نرم افزار حسابداری فروشگاهی

از هر سو به استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی نگاه کنید با مزایای فراوانی روبرو خواهید شد. شاید خیلی از ما زمانی را که مجبور به کار با دفاتر حسابداری برای مدیریت حساب های خود بودیم را به خاطر بیاوریم شاید آن قدر جوان باشیم که این روزها را ندیده باشیم. اما می توانید تصور کنید در زمان های نچندان دور، استفاده از این نوع ابزار به صورت یک نیاز احساس نمی شد. زیرا تنها در هر خیابان یا گذر چند حجره یا مغازه کوچک مشغول به فعالیت و داد و ستد بودند و تعداد مشتری ها آنقدر زیاد نبود بنابراین برای کنترل حساب ها با مشکل روبرو نمی شدند.

امروزه روش کار و حجم خرید افراد در فروشگاه ها متفاوت است. تعداد مشتری ها و الگوی مصرف آن ها تغییر کرده است. روش های دستی امکان ارائه پاسخ مناسب به روش های خرید جدید را نمی دهد. بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی به یک نیاز تبدیل شده است. با این روش می توان برای مدیریت انواع فروشگاه های بزرگ و کوچک از مزایای مختلفی برخوردار شد:

مزایای حسابداری فروشگاهی | امکان کنترل امور مالی:

فرآیند مدیریت مالی شخصی با مدیریت یک کسب و کار متفاوت بوده و شما به یک چیز دقیق تر و جامع تر نیاز دارید. نرم افزار حسابداری اطلاعات مالی شما را در یک مکان سازماندهی و ذخیره می کند. این امکان را به شما می دهد تا به طور کامل عملکرد مالی کسب و کار خود را در لحظه مشاهده کنید.

مزایای حسابداری فروشگاهی | صدور خودکار فاکتورها:

برای حفظ جریان نقدینگی و رشد کسب و کار خود، باید فاکتور مشتریان را به موقع صادر کرده و آن ها را راضی نگه دارید. هرچه فاکتورها بیشتر روی هم بمانند، جمع آوری و مدیریت آن ها دشوارتر می شود. بسیاری از بهترین برنامه های نرم افزار حسابداری به شما امکان می دهد صورتحساب ها را به شکل اتوماتیک و آنی صادر کنید. می توانید فاکتورهای مکرر صادر کنید و پرداخت های را مستقیماً از طریق اتصال به اینترنت و پوز از مشتری بگیرید. همچنین می توانید فاکتورهای پرداخت نشده خود را رهکیری کرده و برای برخی پرداخت ها تخفیف ارائه دهید.

مزایای حسابداری فروشگاهی | تطبیق صورت های بانکی:

یکی از ویژگی های اصلی نرم افزار حسابداری، امکان ارتباط با حساب های بانکی است. با استفاده از آن، می توانید مستقیماً از نرم افزار حسابداری خود به صورت های حساب های بانکی خود دسترسی پیدا کنید. همچنین می توانید تراکنش های بانکی را به طور خودکار مطابقت دهید.

مزایای حسابداری فروشگاهی | حل مشکلات مالیاتی:

مراحل پرداخت مالیات به اندازه کافی پیچیده است، اما برای مشاغل کوچک می تواند دشوارتر باشد. نرم افزار حسابداری کار را آسان تر می کند. بسیاری از بهترین نرم افزارهای حسابداری به طور خودکار مالیات بر فروش را محاسبه کرده و فرم های مالیاتی را برای شما آماده می کنند.

مزایای حسابداری فروشگاهی | گزارش گیری و تجزیه و تحلیل:

همانطور که کسب و کار خود را اداره می کنید، نرم افزار حسابداری شما داده های زیادی را از طریق ادغام با POS ، CRM و سایر برنامه های تجاری شما جمع آوری می کند. در نتیجه برای شما بینش عمیقی از کسب و کارتان را فراهم می کند. اکثر نرم افزارهای حسابداری امکان گزارش دهی را ارائه می دهند که به شما امکان می دهد داده ها را به راحتی تجزیه و تحلیل کرده و عملکرد را ردیابی کنید.

مزایای حسابداری فروشگاهی | مدیریت موجودی:

چه یک فروشگاه خرده فروشی داشته باشید یا فقط بصورت آنلاین فعالیت کنید، باید موجودی خود را رهگیری کنید. نرم افزار حسابداری می تواند در این زمینه کمک کند، حتی خودکار کردن فرایند سفارش. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین ، می توانید محصولات فروخته شده را ردیابی کرده، گزارشاتی را در مورد محصولاتی که فروش بهتری دارند نیز تهیه کنید.

مزایای حسابداری فروشگاهی | همکاری آسان با حسابدارتان:

هنگامی که از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید، منابع مالی شما در یک مکان مرکزی سازماندهی می شود. رسیدها به صورت اسکن، فرم های مالیاتی ثبت و موجودی پیگیری می شود. این امر باعث می شود حسابدار شما کار خود را بسیار راحت تر انجام دهد. بسیاری از برنامه های نرم افزاری حسابداری به حسابدار شما اجازه دسترسی رایگان به برنامه را می دهد. همچنین زمان لازم برای جمع آوری اسناد و اطلاعات مورد نیاز حسابدار شما را در همه زمان ها و مکان ها فراهم می کند.

مزایای حسابداری فروشگاهی | دسترسی شبانه روزی:

اکثر نرم افزارهای حسابداری در فضای ابری قرار دارند، به این معنی که از هر جایی که اتصال اینترنت دارید می توانید به آن دسترسی داشته باشید. این بدان معناست که می توانید از همه جا فروش خود را بررسی کرده، پرداخت ها را پذیرفته و گزارشات را در هر زمان و هر کجا که هستید، در دسترس داشته باشید. در نهایت می توانیم در یک جمع بندی می توان موارد زیر را هم در نظر گرفت:

• امکان استفاده از ارزان‌ترین، سریع‌ترین و به صرفه‌ترین راهکار تخصصی
• صرفه جویی در زمان شما و مشتری های شما
• امکان ارائه انواع گزارش ها به فروشنده
• فراهم شدن امکان مدیریت و پیگیری کردن فاکتورهای فروش
• امکان مدیریت مشتری ها، ارتباط با مشتری و ارائه خدمات مناسب به آن ها
• فراهم شدن امکان گزارش گیری از سر رسید ها در هر زمان و آسان
• کنترل و مدیریت اجناس فروخته شده و حساب و کتاب موجودی یا کسری اجناس با استفاده از نرم افزار
• امکان ارائه در نسخه‌های تخصصی و عمومی
• عدم نیاز به دانش حسابداری و یا کمک گرفتن از یک متخصص در این زمینه
• معمولا این نوع از نرم افزارها داراری آموزش و پشتیبانی های مختلف می باشند.

 

 

 

انواع مختلف نرم افزار های حسابداری برای کسب و کارهای مختلف:

نرم افزار حسابداری شرکتی

نرم افزار حسابداری تولیدی

نرم افزار حسابداری فروشگاهی

نرم افزار حسابداری خدماتی

نرم افزار حسابداری پیمانکاری

 

 

اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی

شاید مهم ترین اهمیت استفاده از این نرم افزارهای حسابداری تحت وب یا آنلاین فروشگاهی بهره بردن از سادگی کار است. این نوع از نرم افزارها به شما در مدیریت صحیح کسب و کار و در نهایت رسیدن به سود بیشتر کمک می کنند. در این میان شما می توانید از افرادی که اطلاعات زیادی از کامپیوتر و حسابداری ندارند نیز برای کسی و کار خود بهره بگیرید. از طرفی با کمک این ابزارهای افراد می توانند حسابداری راحت تری را انجام دهند.

دارا بودن صندوق های مجزا و محاسبات درست، دقیق و صحیح امکانات مختلف اتصال به اینترنت و دستگاه های بارکد خوان و نیز صدور فاکتورهای دقیق، کار را برای صندوقداران سرعت بخشیده و محاسبات آن ها را راحت تر می کند. در نهایت این موارد خدمت رسانی بهتر به مشتریان را منجر می شود. پس استفاده از این سیستم ها و نرم افزارهای حسابدرای فروشگاهی برای هر کسب و کار فروشگاهی از اهمیت بسیاری برخوردار است.

در انتها ذکر نکته ای مهم برای تهیه یک نرم افزار را به شما یادآور می شویم. به یاد داشتته باشید که قبل از شروع خرید نرم افزار حسابداری، به نیازهای خود فکر کنید. سپس جستجوی خود را بر روی سه یا چهار مورد ضروری متمرکز کنید. این به شما کمک می کند تا جستجو را محدود کرده و در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنید.