کدینگ حسابداری فروشگاهی

همانطور که می دانید امروزه ما شاهد پیشرفت فناوری در زمینه های مختلف هستیم و حسابداری هم مانند سایر رشته ها ، از این قاعده مستثنی نیست . تولید نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی پیشرفته و نرم افزار حسابداری آنلاین و کدینگ حسابداری فروشگاهی از جمله پیشرفت های علم حسابداری در این دوره شناخته می شود .

 

 

 تعریف کدینگ حسابداری

جالب است بدانید کدینگ حسابداری تعاریف مختلفی دارد که به بیان آنها می پردازیم .

اولین تعریف کدینگ حسابداری، یعنی طبقه بندی کردن حساب ها . بد نیست بگوئیم اعداد و ارقام به طور کلی هیچ خاصیتی ندارند ولی زمانی که با هدف خاصی مرتب و طبقه بندی میشوند ، می توانیم به چگونگی فعالیت ها و انجام آنها پی ببریم . به این کار کدینگ حسابداری گفته می شود. به طور کلی کدینگ در معنای عام ، به معنای شماره گذاری یا کد گذاری معروف هست و زمانی که با حسابداری همراه می شود ، به معنای کد گذاری حساب ها می باشد . پس ، در کدینگ ، حسابها دسته بندی و طبقه بندی می شوند که با اختصاص دادن هر کد به هر شاخه یا دسته و زیر شاخه تقسیم بندی می شوند . البته ، کدینگ در حسابداری جزو یکی از مهم ترین مفاهیمی ست که از بهم ریختگی و بی نظمی در عملیات های حسابداری جلوگیری می کند . همانطور که می دانید ، عملیات کدینگ حسابداری فروشگاهی باید توسط حسابداران و مدیران مالی انجام بشود در غیراین صورت ، امکان ایجاد اشتباه در ثبت اطلاعات و تغییرات نادرست وجود خواهد داشت ، پس برای جلوگیری از بروز اشتباه و بهتر نتیجه گرفتن ، حتما باید این کار توسط حسابداران و مدیران مالی انجام شود . اگر می خواهید بدانید آیا به کدینگ حسابداری فروشگاهی نیازی دارید یا نه ، لازم است بدانید اگر کسب و کار کوچکی داشته و بطور مثال دو یا سه نفر مشتری دارید ، نیازی به کدینگ حسابداری فروشگاهی ندارید ولی اگر کسب وکار بزرگ دارید و به طور مستمر دارای سود است ، در اینجا کدینگ حسابداری فروشگاهی میتواند به عنوان نقشه راه کسب وکارتان باشد و آمار تمام اطلاعات و وضعیت فروشگاه شما را دراختیارتان قرار می دهد .

کاربرد کدینگ حسابداری فروشگاهی

همانطور که در بالا خدمتتان عرض کردیم ، کدینگ حسابداری فروشگاهی ، یعنی طبقه بندی کردن حساب ها و شاید بدانید که در شروع هر کسب وکاری در زمینه حسابداری ، استفاده از کدینگ حسابداری بسیار ضروری ست پس لازم است کاربرد های آن و اینکه چرا باید حتما از کدینگ حسابداری استفاده کنید را بدانید که ما پیشنهاد می کنیم حتما از مطالعه ادامه مطالب غافل نشوید .

حال، به ذکر دلایل مهم وجود کدینگ حسابداری فروشگاهی در هر کسب وکار می پردازیم :

• برای اینکه لازم است گزارش های مالی با دقت و جزئیات بالایی تهیه شوند .
• برای کاهش دادن خطاهای انسانی و اینکه فعالیت های مالی با دقت وسرعت بالایی ثبت شوند .
• اینکه فعالیت های مالی را با فرمت خاصی ، استاندارد سازی و یکپارچه سازی کنیم .

 ابزارهای اجرای کدینگ حسابداری فروشگاهی

احتمالا می دانید که برای انجام دادن کارهای حسابداری ، معمولا از نرم افزار اکسل استفاده می کنند . اما برای انجام دادن کدینک حسابداری فروشگاهی ، نرم افزار حسابداری فروشگاهی ساده بهترین ابزاری ست که می توانید از آن برای انجام دادن این کار کمک بگیرید که هم دقت و سرعت شمارا افزایش می دهد و هم کمک میکند که اطلاعات مالی بر اساس این نرم افزار ثبت شوند .

فواید کدینگ حسابداری فروشگاهی

کدینگ حسابداری نیز مانند هر نرم افزار دیگری ، دارای فوایدی نیز هست که بد نیست از این فواید باخبر باشید :

زمانی که شخصی بخواهد در شرکت یا کسب و کار شما سرمایه گذاری کند ، اگر ببیندکه شرکت و وضعیت حساب های شرکتتان آشفته و بی نظم است مسلما از سرمایه گذاری در کسب وکار شما خودداری میکند ، پس باید در ابتدای هر کار ، حساب های شرکت شما با استفاده از کدینگ حسابداری فروشگاهی دارای نظم و ترتیب خاصی باشد .

دومین فایده ای که کدینگ حسابداری برای شما خواهد داشت این است که با کمک کدینگ حسابداری تمام اطلاعات مالی ، صورت حساب ها و موارد سود و زیان در مقابلتان است .

مورد بعدی که وجود دارد این است کدینگ حسابداری دارای انواع مختلفی دارد و اگر شما از هر نوع از این کدینگ استفاده کنید ، باعث می شود که حساب هایتان تفکیک بشود و مرتب قرار بگیرد .

خوب است بدانید زمانی که از کدینگ حسابداری استفاده کنید ، اطلاعات مالی با دقت و سرعت بالایی ثبت خواهند شد ولی زمانی که به روال سنتی و دستی اطلاعات ثبت شود ، احتمال بروز اشتباه و خطا نیز وجود خواهد داشت .

پس لازم است قبل از اینکه از کدینگ حسابداری فروشگاهی استفاده نمائید ، از فواید انجام آن نیز باخبر باشید تا نتیجه بهتری بگیرید .

 

 

انواع کدینگ حسابداری

حالا می خواهیم انواع کدینگ های حسابداری را نام ببریم و راجع به هرکدام توضیحی را خدمتتان عرض کنیم . می دانیم که در حسابداری عملیات های مختلفی انجام میشود و اگر این عملیات به درستی انجام نشوند ، باعث ایجاد خطا و اشتباهات بزرگی در گزارش های مالی خواهد شد . روش های مختلفی برای این کار وجود دارد که روش درختی یکی از رایج ترین روش های انجام کدینگ حسابداری فروشگاهی است .

کدینگ متوالی  Sequential Coding :  در این روش باتوجه به نام آن باید کدها به صورت متوالی و پشت سرهم بیایند و هر کد نماینده یک حساب است . این روش کارایی بیشتری نسبت به بقیه روش ها دارد.

کدینگ حفظی Mnemonic coding  :  به این مدل ، مدل اختصارنویسی نیز گفته می شود ؛ اختصارنویسی در این روش به این صورت است براساس حروف اول حساب ها و بر اساس زبان فارسی ، کد گذاری انجام می شود .مثلا برای حساب های مالی ، کد ( ح -م ) استفاده می شود .

کدینگ سلسله مراتبی Hierarchical Coding  : خب می رسیم به پرکاربردترین نوع کدینگ حسابداری فروشگاهی ، که به کدینگ سلسه مراتبی معروف است . جالب است بدانید در این روش هیچ محدودیتی در تعداد حساب ها وجود ندارد . در این روش برای هر حساب ، یک عدد در نظر گرفته می شود . اگر بخواهید به حساب های اصلی یک زیرگروه اضافه کنید لازم است فقط یک اعشار به عدد حساب مربوطه اضافه کنید ، به همین سادگی !

کدینگ توده ای Block Coding : زمانی که بخواهیم برای یک دوره مالی خاص کد گذاری انجام بدهیم ، از روش کدینگ توده ای استفاده می کنیم و همانطور که می دانید هر کد به یک حساب تعلق دارد . برای نمونه :

کد 1000 : حساب های غیرجاری

کد 2000 : حساب های جاری

کد 3000 : سرمایه ها

و … .

کدینگ وجهی Faceted Coding : روش کدینگ وجهی از پیشرفته ترین نوع کدینگ به شمار رفته و برای امور پیچیده بکار میرود . کدینگ وجهی به کدگذاری داده ها بصورت قراردادی نیز گفته می شود . در این روش میتوانیم کدها یا اعداد را برای هر معرف خاصی بکار ببریم .

سطوح کدینگ حسابداری فروشگاهی

خب بعد از انواع کدینگ ها لازم است شما را با سطوح کدینگ حسابداری آشنا کرده و به معرفی آنها بپردازیم :

گروه حساب : بد نیست بدانید این گروه ، تمام صورتحساب های مالی را شامل شده و با عدد دو رقمی نشان داده می شوند . مهم ترین صورت حساب های مالی در حسابداری را می توانیم به :

 دارایی های جاری : شامل موجودی نقد و بانک ، سرمایه گذاری کوتاه مدت ، حساب ها و اسناد دریافتی تجاری .

دارایی های غیرجاری : سرمایه گذاری های بلند مدت ، دارایی های ثابت مشهود و نامشهود و … . 

بدهی های جاری : حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری ، سفارش ها و پیش دریافت ها و … . 

بدهی های غیر جاری

درآمدها و هزینه ها

بهای تمام شده کالای فروش رفته و… اشاره کرد .

حساب کل : این حساب ، صورتحساب ها و اسناد مالی را با استفاده از عددی 4 رقمی نشان می دهد ؛ که دوعدد نشانه گروه حساب و دوعدد دیگر نشانه حساب کل می باشد.

حساب معین : در این سطح از کدینگ حسابداری فروشگاهی ، ما حساب ها را به قسمت های جزئی تری تقسیم می کنیم و با عددی شش رقمی نشان می دهیم .

حساب تفصیلی : از این سطح در پیشرفته ترین نوع حسابداری استفاده می کنند و از حساب معین و کدحساب تفصیلی تشکیل می شود . و بد نیست بدانید این حساب امور جزئی تری را شامل می شود .

کدینگ شناور : معمولا برای هر حساب کلی ، یک یا چند حساب معین و همچنین برای هر حساب معین ، یک یا چند حساب تفصیلی تعریف می شود . در حالت کدینگ کردن ، یک حساب معین به چند حساب کل و یک حساب تفصیلی به چند حساب معین متصل شده اند .  

اهداف کدینگ حسابداری فروشگاهی

از مهم ترین اهداف کدینگ حسابداری فروشگاهی ، این است که عملیات های مالی یک شرکت را استاندارد کنیم. زمانی که عملیات مالی یک شرکت استاندارد و یکپارچه شد ، دقت و سرعت ثبت داده های مالی هم افزایش پیدا می کند .

خب میرسیم به بخشی جالب درمورد کدینگ حسابداری ، که مراحل انجام کدینگ حسابداری فروشگاهی نامیده می شود .

 مراحل انجام کدینگ حسابداری فروشگاهی

 

اولین کاری که باید انجام بدهیم این است که برای گروه حساب های اصلی ، کد تععین کنیم .

دومین مورد ، گروه حساب ها را باید به حساب های کل تقسیم کنیم .

سومین مرحله این است که برای حساب های کل ، کدینگ درختی رسم کنیم .

و برای آخرین مرحله ، کدینگ سرفصل های معین را انجام دهیم .

کدینگ حسابداری فروشگاهی با نرم افزار حسابداری

 حال باتوجه به تمام مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم ، برای کدینگ حسابداری ، بهترین راه ، استفاده نرم افزار حسابداری فروشگاهی یا نرم افزار حسابداری شرکتی می باشد . همانطور که می دانید این نرم افزار ها ، امکانات گسترده ای را دراختیار کاربران قرار داده و سرعت و دقت آنان را در ثبت اطلاعات مالی افزایش می دهد . 

نکاتی مهم در رابطه با ساختار یا سطوح مختلف کدینگ حسابداری

با همه این تفاسیر ، میدانید که زمانی که سیستم کدینگ به درستی طراحی شود ، از بروز مشکلات و اشتباهات در ثبت اطلاعات و عملیات های مالی جلوگیری خواهد شد و همانطور که هر کدام از این سطوح ، نیازمند دانش و تخصص مخصوص خودش است باید از حسابدارها و کارشناسانی این حوزه استفاده نمود . 

برای اینکه بتوانیم برای ساختار کدینگ حسابداری ساختاری باید فعالیت سازمان ها ، استانداردهای حسابداری ، کنترل های درونی و … را مد نظر قرار دهیم .

کدینگ درختی در حساب های کل به چه معناست؟!

در این مرحله باید هر کدام از حساب های کل تعیین شده را به اجزای آن تفکیک کنیم . برای شناسایی بهتر و ساده تر حساب های شرکت و صورت های مالی ، از کدهایی که به نام کدینگ شناخته می شوند ، استفاده می کنیم . کدینگ باعث سرعت در حسابرسی شرکت خواهد شد . در این نوع ساختار درختی ، هر شاخه از درخت یک سرگروه دارد و در بخش های بعد آن ، یک حساب کل ، حساب معین و حساب تفصیلی قرار دارد .  البته در سیستم کدینگ حسابداری فروشگاهی ، علاوه براینکه سرفصل های اصلی و فرعی فعالیت ها مشخص شده اند ، می توانیم ارتباط بین آنها را بدست آورده و برای کسانی که می خواهند به اطلاعات دسترسی داشته باشند ، توضیحی داشته باشیم .

کدینگ حسابداری فروشگاهی یا تولیدی 

شاید بدانید که فروشگاه ها یا شرکت های تولیدی ، محاسبات حسابداری پیچیده ای دارند . و برای اینکه سود  بیشتری را تجربه کنند باید بتوانند هزینه های تولید را پیگیری کنند . برای این کار ، به نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی پیشرفته نیاز دارند که بتواند هزینه ها و روش های تولید را مد نظر داشته باشند . که برای اطلاع از قیمت نرم افزارهای فروشگاهی آنلاین می توانند با سرچ در گوگل و مقایسه نرم افزارها ، بهترین تصمیم را بگیرند.

اهمیت استفاده از کدینگ حسابداری 

همانطور که در قسمت های بالاتر به آن اشاره کردیم ، با استفاده از کدینگ حسابداری فروشگاهی ، گزارش های مالی جزئیات کامل تری را در برمی گیرند . همچنین ، استفاده از کدینگ ، خطای ناشی از اشتباهات انسانی را به کمترین حالت ممکن رسانده و عملیات حسابداری ، با سرعت و دقت بیشتر و بالاتری انجام خواهند شد . از سوی دیگر استفاده از کدینگ حسابداری باعث می شود که برآورد های دقیق تری از دارایی ها و هزینه های سازمان ارائه شده و این کار باعث دقت بیشتر در تحلیل های مالی می شود .

سخن آخر و نهایی

تاجائی که در توانمان بود تلاش کردیم تا مطالب و اطلاعات لازم درمورد کدینگ حسابداری فروشگاهی را به صورت بسیار روان و ساده در اختیارتان قرار دهیم . امروزه با پیشرفت نرم افزارها ، سیستم های کامپیوتری زندگی ها را دستخوش تغییر و تحول قرار داده و نیا مارا به استفاده از نرم افزارها نیز بیشتر کرده است . این نرم افزارها به دلیل قابلیت درک بهتری که از ریاضی و اعداد و ارقام دارند ، بهتر می توانند با اعداد ارتباط برقرار کنند . به این ترتیب کدینگ یکی از پیش نیازهای انواع نرم افزارهای حسابداری نیز می باشد . بنابراین ، سیستم کدینگ حسابداری در هر فروشگاه یا شرکتی لازم است و اگر این فرایند با دقت و درستی و سرعت بیشتری انجام شوند ، مدیران هر کسب و کار می توانند از بعد مالی و حسابداری شرکت یا فروشگاه خود ، احساس اطمینان خاطر داشته باشند .