مفهوم تنخواه و تنخواه گردانی در حسابداری

تنخواه در حسابداری و امور مالی یک اصطلاح پر کاربرد محسوب می شود و از مزیت های بسیاری نیز برخوردار است. افرادی که هزینه تعیین شده در اختیارشان قرار می گیرد می بایست ضمانت نامه ای را جهت دریافت وجه ارائه دهند. با استفاده از این هزینه می توان باعث کاهش حجم پرداخت های بانکی روزمره سازمان و شرکت های مختلف شد که یکی از مزیت ها محسوب می شود.

در حسابداری تنخواه به چه معناست؟

یکی از اصطلاحاتی که در حسابداری و پس از استفاده و خرید نرم افزار حسابداری رستوران نیز با آن مواجه می شوید تنخواه می باشد. در این مقاله به مفهوم این واژه خواهیم پرداخت و دیگر موضوعات مربوط به آن را مورد بررسی قرار می دهیم. در نرم افزار مدیریت تولید این واژه از اهمیت بسیاری برخوردار است چرا که دارای کاربردهای وسیعی است. اگر بخواهیم این واژه را بیشتر شفاف سازی کنیم می توانیم به تعریف زیر اشاره کنیم.

تنخواه در واقع مبلغی است که به شخصی مطمئن در سازمان و یا شرکت های مختلف داده می شود تا فرد مورد نظر به تهیه وسایل و ابزارهای مورد نیاز شرکت اقدام کند. در واقع با استفاده از این مبلغ فرد نیازهای سازمان را در کمترین زمان ممکن برطرف می نماید. این اصطلاح در نرم افزار مالی و نرم افزار حسابداری بسیار به چشم می آید. در ادامه به توضیحات بیشتری در رابطه با آن خواهیم پرداخت.

در حسابداری تنخواه گردان به چه معناست؟

تنخواه گردان چیست؟ تنخواه‌گردانی در حسابداری و در استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی در شرکت ها،مجموعه عملیاتی می باشد، که مسئول مربوطه با استفاده از تنخواه انجام می دهد. تنخواه‌گردان به فردی گفته می شود، که مبلغ مشخصی تحت عنوان تنخواه در اختیار او قرار داده شده است. این فرد باید به قوانین پایبند بوده و بتواند از منبعی که به عنوان تنخواه در اختیار وی قرار داده شده است، در جهت منافع شرکت و امور مالی شرکت انجام شود.

تنخواه گردان حسابداری مقدار وجه نقدی است که برای پرداخت هزینه های جزیی شرکت ها در جهت انجام امور روزانه، هزینه می شود.

• • در مرحله اول: وجه تنخواه به یکی از پرسنل شرکت که معمولا  مامور خرید  می باشد، تحویل می شود. شخص مورد نظر تمام مدارک پرداختی و هزینه شده شامل خرید صورت گرفته و همچنین هزینه های ایاب و ذهاب ، که بصورت رسید، فاکتور یا قبض مربوطه را نزد خود نگه می دارد. تمامی این اسناد بصورت مرتب  می بایست به حسابدار مجموعه تحویل می شود. اسناد می بایست دارای تاریخ و هزینه پرداختی باشد، این اصل برای تمامی هزینه ها حتی هزینه ناچیز صادق می باشد چرا که مجموع این هزینه های ناچیز مبلغ قابل توجهی در پایان سال می باشد.

• • در مرحله دوم:  تمامی اسناد اماده شده در مرحله قبل تحویل حسابدار مجموعه می شود. تمامی اسناد بعد از  اینکه مورد تایید مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه قرار می گرفت، در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه بایگانی می شود. 

تنخواه دار چه کسی است و چه وظایفی دارد؟

یکی از پرسنل شرکت که فردی مورد اعتماد و صادق می باشد و به تایید هیئت مدیره شرکت رسیده است به عنوان تنخواه دار معرفی می گردد. بنابراین به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند.  معمولا در موسسات و شرکت های بزرگ شغل تنخواه دار، شغل بسیار مهم و حساسی است.همچنین در فروشگاه ها و شرکت هایی که از بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی استفاده میکنند نیز،تنخواه دار وجود دارد.

وظایف تنخواه دار با توجه به سیاست های سازمان به حالت های مختلفی  تقسیم می شود:

• • تنخواه دار هزینه ها و خرید های مربوط را خود انجام میدهد. در این حالت  برای پرداختهای انجام شده برگ پرداخت خاصی وجود ندارد و فاکتور ها و  اسناد هزینه یا خرید برای  تهیه ی صورت خلاصه های پرداختهای تنخواه گردان مورد استفاده قرار میگیرد

• • تنخواه دار فقط پرداخت کننده میباشد و انجام دادن هزینه ویا خرید در محدوده مسئولیتهای تنخواه دار نمیباشد. در این حالت برای همه ی پرداختها برگ پرداخت صادر میشود  و صورت خلاصه پرداختهای تنخواه بر این مبنا تهیه میگردد

روش های ثبت تنخواه و تنخواه گردان

یکی از دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری ویندوز،سهولت بخشیدن به امور تنخواه و تنخواه گردانی است.روش های ثبت تنخواه گردان انواع مختلفی دارد .از جمله روش ثبت تنخواه گردان ثابت، روش ثبت تنخواه گردان متغیر،  روش ثبت تنخواه گردان نقدی و روش تنخواه گردان تعهدی.

قبل از افتتاح حساب تنخواه می بایست صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود. در قبال پرداخت انجام شده می بایست رسید معتبر دریافت شود.  تنخواه دار باید در قبال هزینه های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند و در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت می شود.

• • مسئولين تنخواه گردان درقبال وجه در اختيار و در راستاي افزايش سيستم كنترل هاي داخلي حسابداري مكلف هستند. معادل يك برابر و يا حسب مورد ميانگين وجوه دراختيار، تضمين كافي به شركت واگذار نمايند.

• • اسناد تضميني دريافت شده از مسئولين تنخواه گردان نزد صندوق شركت باقي خواهد ماند و با تسويه حساب كامل وجوه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت .و همچنين درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث در چارچوب امور محوله، عينا به آنان مسترد خواهد شد.

انواع تنخواه گردان چیست؟

به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. وظایف تنخواه دار معمولا در هر شرکت یا هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری برای مغازه  بر اساس سیاست های داخلی  کسب وکارها به چند دسته تقسیم می شود. تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی برخی از مهمترین انواع تنخواه گردان هستند. در ادامه توضیحی کوتاه در مورد مهمترین آن ها ارائه می کنیم.

تنخواه گردان ثابت

در حال تنخواه گردان ثابت با توجه به نیازهای شرکت هر ماه با تایید مدیر امور مالی مبلغی مشخص برای هزینه های شرکت در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. مسئول تنخواه گردان هم باید خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را طی زمانی مشخص به بخش حسابداری تحویل دهد. البته در پایان هر ماه یا دوره مالی مسئول تنخواه گردان باید صورت خلاصه پرداخت های ماه قبل را ارائه دهد. نکته مهم این است که در تنخواه گردان ثابت از این حساب تنخواه نباید هیچ هزینه ای به جز هزینه های مشخص شده انجام شود.

تنخواه گردان متغیر

در روش تنخواه گردان متغیر سقف مبلغی مشخص می شود این مبلغ که توسط مدیران مجموعه مشخص می شود .برای هزینه های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه ها را با مبلغ باقیمانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به حسابداری تحویل دهد.

صندوق با تنخواه گردان چه تفاوت هایی دارد؟

تا به اینجا با تعریف تنخواه حسابداری و هدف از آن آشنا شدیم. شاید برای شما این سوال پیش بیاید که تنخواه با حساب صندوق که در نرم افزارهای حسابداری بسیار پرکاربرد است، چه تفاوتی دارد. بهتر است برای تشخیص تفاوت بین تنخواه و صندوق، ابتدا با تعریف حساب صندوق آشنا شویم:

حساب صندوق همان وجه نقدی است که در شرکت به منظور انجام پرداخت ها و دریافت های روزانه استفاده می شود.

اما تفاوت های تنخواه گردان و صندوق چیست؟

• • تنخواه حسابداری در اختیار تخواه دار که مستقیما با فرآیند خرید و انجام امور شرکت در ارتباط است. قرار می گیرد؛ درحالیکه صندوق در اختیار مسئول خرید قرار نمی گیرد.

• • تنخواه برای بازه زمانی مشخصی در نظر گرفته می شود و مبلغ آن با توجه هزینه های شرکت تا یک سقف مشخصی تعیین می شود. اما صندوق این محدودیت را ندارد.

• • مبلغ تنخواه که در اختیار تنخواه دار قرار می گیرد، به عنوان طلب شرکت از تنخواه دار در نظر گرفته شده. و درصورتی که در پایان سال یا دوره مالی مبلغی از آن باقی مانده باشد، باید به حساب شرکت واریز شود. ولی صندوق دارایی شرکت به حساب می آید.

• • بنا به تعریف تنخواه را برای هزینه های جزیی و مستمر شرکت در نظر می گیرند. درحالیکه صندوق برای شرکت هایی مناسب است که عملیات جاری آنها با دریافت و پرداخت وجه نقد در تعداد بالایی همراه است.