حسابداران به منظور ثبت رویدادهای مالی از سند حسابداری بهره می گیرند؛ بنابراین قبل از آغاز فرآیند حسابداری لازم است بدانند که سند حسابداری چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟
ثبت دقیق و نگهداری درست از انواع سند حسابداری می‌تواند شرکت‌ها، موسسات و اشخاص حقیقی را از مشکلات مالی و درگیری‌های مالیاتی مصون دارد. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، دفتر کپیه، صورت‌وضعیت‌ها و تمام فاکتورهای خرید و فروش جزو این موارد هستند. تنظیم و بایگانی هر یک از این اسناد شرایط و دستورالعمل‌های مختص به خود را دارند. مدیران مالی سازمان ها نیز باید با تدوین دستورالعمل ها و کنترل اسناد حسابداری جلوی سوء استفاده های محتمل در ثبت نادرست اسناد حسابداری را بگیرند. با ما همراه باشید تا با انواع سند حسابداری و دستورالعمل های مربوط به آن آشنا شوید. مهم ترین مواردی که در ادامه به آنها می پردازیم، عبارتند از:
در اغلب موارد، زمانی که یک معامله تجاری انجام می‌شود، سندی تهیه می‌کنند که حاوی جزئیات هر معامله است. این اسناد، نام خود را از این واقعیت گرفته‌اند که منشاء اطلاعات ثبت شده در دفاتر حسابداری هستند.
در نخستین گام، به این سوال پاسخ می دهیم که سند حسابداری چیست؟
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
سند حسابداری به زبان ساده
سند حسابداری به عنوان رویدادی مالی تعریف می‌شود که حاوی حداقل یک بدهکار و یک بستانکار باشد و در یک دوره مالی مشخص رخ دهد. این اسناد، که شامل سوابق معاملات پولی، دارایی‌ها، بدهی‌ها، دفاتر، مجلات و.. هستند، در تهیه صورت‌های مالی شرکت‌ها از جمله صورت سود و زیان و ترازنامه نقش دارند. در این اسناد، جزئیات معاملات تجاری نیز درج می‌شود. به‌عنوان مثال، نام، مبالغ پرداختی، تاریخ و اهمیت تراکنش‌ها از جمله اطلاعات کلیدی هستند که در این سند ثبت می‌شوند. هر سند حسابداری دارای یک شماره خاص است که آنها را در سیستم حسابداری شناسایی می‌کند. این کار به ساده‌تر شدن درک سوابق کمک می‌کند و امکان دسترسی و بایگانی آسان را فراهم می‌سازد.
انواع اسناد حسابداری کدامند؟
باید بدانید چقدر پول در می‌آورید که به نوبه خود نیازمند حسابداری دقیق است. نگه داشتن سوابق مالی دقیق برای موفقیت هر کسب و کاری بسیار مهم است؛ بنابراین مهم است که انواع سند حسابداری را شناسایی کنید. همانطور که می‌دانید اسناد حسابداری انواع مختلفی دارند و ما قصد داریم در ادامه این بخش از مقاله پس از بررسی اینکه سند حسابداری چیست؟ انواع آن را بشناسیم که عبارتند از:
سند حسابداری دستی یک سیستم حسابداری برای ثبت معاملات فعالیت‌های تجاری است که در آن سوابق مالی بدون استفاده از سیستم کامپیوتری با نرم افزار حسابداری تخصصی نگهداری می‌شود. در عوض، معاملات به صورت دستی در دفاتر حسابداری و با استفاده از دفتر کتبی معاملات، سوابق فیزیکی، صفحات کاغذی و دفاتر ثبت می‌شود.
هرچه فعالیت‌های مالی کسب‌وکار شما پیچیده‌تر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که برای اطمینان از گزارش‌دهی مالی مؤثر به یک سیستم حسابداری کامپیوتری نیاز داشته باشید. سیستم‌های حسابداری رایانه‌ای، برنامه‌های نرم‌افزاری هستند که در سرور شبکه یک شرکت ذخیره می‌شوند یا از راه دور از طریق اینترنت امکان دسترسی به آنها وجود دارد.
سند حسابداری ساده یکی از انواع استاد حسابداری است که در آن فقط یک حساب بدهکار و یکی بستانکار می‌شود. بهترین رویکرد ممکن برای استفاده از سند حسابداری ساده این است که دلایل هر ورودی را به طور کامل مستند کرده و این اطلاعات پشتیبان را همراه با یک کپی از ورودی ذخیره کنید. سند حسابداری ساده معمولاً برای تراکنش‌های جزئی مانند ثبت خرید، فروش یا بازپرداخت استفاده می‌شود.
سند حسابداری مرکب، یکی از انواع سندهای سیستم حسابداری است که بیش از یک حساب بدهکار یا بستانکار را شامل می‌شود؛ در واقع، زمانی که یک تراکنش بر بیش از سه مورد در حسابداری تأثیر می‌گذارد، از این روش در حسابداری استفاده می‌کنند. یک حساب مرکب شامل بیش از دو حساب است.
انواع سند حسابداری را می توان بر اساس دیگری نیز تقسیم بندی کرد:
به منظور شروع دوره مالی جدید مانده حساب های دائمی که در سند اختتامیه مشخص شده بود، با ثبت سند افتتاحیه به دوره مالی جدید منتقل می شوند و دارایی ها مجدداً به عنوان بدهکار و بدهی ها و حقوق صاحبان سهام به عنوان بستانکار درج می گردند.
به منظور ثبت تراکنش ها و رویدادهای مالی به طور روزانه از سند روزانه استفاده می شود که امروزه با بهره گیری از نرم افزار حسابداری ساده ثبت می شوند.
در بسیاری از بهترین نرم افزار حسابداری زمانی که کاربر اقلام حسابداری چون فاکتور خرید، فاکتور فروش، عملیات دریافت و پرداخت و… را در سیستم ثبت می کند سند حسابداری آن ها نیز به طور خودکار ثبت می شود.
حساب ها به دو دسته دائمی و موقت تقسیم می شوند. حساب های دائمی حساب های ترازنامه ای چون دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام هستند که توسط سند اختتامیه در انتهای دوره مالی بسته می شوند و با استفاده از سند افتتاحیه عیناً به دوره مالی بعد منتقل می گردند؛ اما حساب هایی چون درآمد و هزینه جزء حساب های موقت هستند. این حساب ها به دوره مالی بعد منتقل نمی شوند و برای بستن آن ها از سند حسابداری به نام صورت سود و زیان استفاده می شود.
به منظور انتقال حساب های دائمی و ترازنامه ای به سال مالی جدید مورد استفاده قرار می گیرد.
راه های ثبت اسناد حسابداری
ثبت سند در حسابداری به روش‌های مختلفی انجام می‌شود که هر کسب‌کاری با توجه به بازار کار، نوع فعالیت و … روش مخصوص به خود را در ثبت سند حسابداری انتخاب کرده و از همان راه برای اسناد مربوطه استفاده می‌کند.
در بین روش‌های ثبت سند حسابداری می‌توان به ۶ مورد از انواع آن که جزو پرکاربردترین روش‌ها در ثبت اسناد هستند، اشاره کرد. این روش‌ها به ترتیب عبارت‌اند از:
اهمیت ثبت سند
اسناد و مجلات حسابداری برای نگهداری سوابق وضعیت مالی یک شرکت استفاده می‌شود. این اسناد، نه تنها مانده‌های جاری حساب‌های شرکت را نشان می‌دهند، بلکه می‌توانند برای نشان دادن الگوهای درآمد و هزینه‌ها و ارائه تصویری از سلامت کلی یک شرکت استفاده شوند.
اسناد حسابداری چه کاربردی دارند؟
اهمیت حسابداری برای یک کسب‌وکار را نمی‌توان بیش از حد مورد تاکید قرار داد به خصوص که سازمان‌های نظارتی و مقامات مالیاتی به دلایل مختلف به این صورت‌های مالی نیاز دارند.
اسناد حسابداری، کاربردهای متنوعی دارند که از آنها می‌توان در جهت فرایند ثبت سند حسابداری استفاده کرد. برخی از مهم‌ترین کاربردهای سند حسابداری عبارت‌اند از:
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
اجزای تشکیل دهنده سند حسابداری
اسناد حسابداری، علاوه بر کاربردهایی که دارد از ویژگی‌های مشخصی هم برخوردار است که برخی از مهم‌ترین آنها به این شرح است:
معرفی اسناد حسابداری دائم و موقت
حسابداران به منظور نوشتن اسناد حسابداری از نرم افزار های مختلف بهره می گیرند. اسناد حسابداری مبنای تهیه دفاتر روزنامه، کل و تهیه گزارش های مالی و مدیریتی است. اسناد حسابداری در نرم افزار های حسابداری به دو دسته کلی موقت و دائم تقسیم می شوند:
سندی است که کاربر امکان صدور، ویرایش و حذف آن را دارد. اسناد حسابداری در نرم افزار حسابداری ابری به طور پیش فرض در این حالت قرار می گیرند.
توصیه می شود تا زمانی که احتمال تغییر در اسناد وجود دارد، حالت پیش فرض یا موقتی بودن اسناد را تغییر ندهیم تا قابلیت ویرایش و حذف داشته باشند.
اگر از قطعیت سند حسابداری اطمینان داشته باشیم بهتر است آن را از موقت به دائم تغییر دهیم.
اگر وضعیت سند حسابداری دائم باشد امکان تغییر و حذف سند وجود ندارد و سند قابلیت انتقال به دفاتر روزنامه و تهیه گزارش های مالی و مدیریتی را دارد.
در صورتی که اسناد موقت به دفاتر روزنامه و کل منتقل شوند و بعدها به تغییر اسناد موقت در نرم افزار حسابداری بپردازیم،
مغایرت های زیادی میان دفاتر و اسناد حسابداری شکل می گیرد که این امر رد دفاتر قانونی از طرف مراجع ذی صلاح و کاهش اعتبار گزارش های مالی و مدیریتی را در پی خواهد داشت؛ لذا تا اسناد حسابداری از حالت موقت به دائم تغییر حالت داده نشده اند باید از انتقال آن ها به دفاتر روزنامه و کل پرهیز کرد.
آموزش ثبت اسناد حسابداری در اکسل
حسابداری در اکسل به ثبت تراکنش‌های مالی روزانه یک واحد تجاری مانند خرید، فروش، پرداخت‌ها، دریافت‌ها و هزینه‌ها در قالب اکسل اشاره دارد. برای ثبت تراکنش‌ها در اکسل، اولین قدم این است که اکسل را مطابق با نیاز شخصی‌سازی کرده؛ سپس تراکنش‌های روزانه را در این قالب ثبت و در رایانه خود ذخیره کنید.
برای ثبت سند حسابداری در اکسل می‌بایست فرایندی را طی کنید تا بتوانید صورت‌های مالی به دست آمده را به صورت فهرست در اختیار داشته باشید؛ این فرایند، موارد زیر را شامل می‌شود که عبارت‌اند از:
فرایند ثبت سند حسابداری
در ثبت انواع سند حسابداری می‌بایست برخی از مهم‌ترین روندها که به موجب آنها می‌توان به راحتی و به دور از هرگونه خطا، اسناد مربوطه را ثبت کرد، آموزش ببینید. آموزش سند حسابداری به شما یاد می‌دهد که در هر مرحله چه چیزی را ثبت کنید تا برای مرحله بعدی آماده شوید.
۴ فرایند مهم و حیاتی ثبت سند حسابداری که به عنوان یک حسابدار، ملزم به رعایت آن هستید، به ترتیب در ادامه این بخش از مقاله برای شما عنوان شده که عبارت‌اند از:
در مرحله اول می‌بایست سند حسابداری را ثبت کنید که این برای این کار باید رویداد مالی را شناسایی و اسناد مثبته مربوط به آنها را جمع‌آوری کنید. یکی از نکات مهم در رابطه با اسناد مثبته، این است که با رویداد مالی ارتباط دقیقی داشته باشد تا بتوانید آن را به سند حسابداری مربوط به آن اضافه کنید و برای وقوع رویداد مالی با مشکل مواجه نشوید.
اسناد مثبته یا اسناد اثبات‌کننده شامل فاکتورهای فیش واریز وجه برای بانک، خرید و فروش، چک، حواله یا رسید انبار و … می‌شود که مبالغ ریالی آنها در نهایت در اسناد حسابداری ثبت می‌شود.
در مرحله دوم باید به تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی بپردازیم؛ در این مرحله، سرفصل حسابداری برگفته شده از رویداد مالی و محل ثبت سرفصل در سند حسابداری تعیین و شناسایی می‌شود.
در پایان این مرحله به کمک رویدادی که انجام شده است و با توجه به ماهیت حساب‌های تعیین شده ثبت لازم انجام می‌شود. در خصوص این رویداد، حساب موجودی بانک و اسناد دریافتنی تجاری، بدهکار و حساب‌های دریافتنی تجاری بستانکار می‌شود.
مرحله سوم از آموزش ثبت سند حسابداری به چاپ سند حسابداری مربوط می‌شود؛ در این مرحله می‌بایست سند موردنیاز چاپ و ضمیمه اسناد اثبات‌کننده شود (به آن الحاق شود).
ناکارآمدی در ثبت اسناد حسابداری زمانی رخ می‌دهد که کاربران کنترل زیادی بر چاپ اسناد خود نداشته باشند. در هر صورت، خطاهای چاپی ممکن است رخ دهد و اتفاق بیفتد. به همین دلیل برای یک شرکت حیاتی است که یک راه حل کنترل اسناد قابل اعتماد در محل خود داشته باشد تا از صحت سرفصلهای انتخاب شده و درستی میزان مبالغ ثبت شده اطمینان حاصل نمایند.
مزیت ثبت سند حسابداری
برای تشویق مدیران سازمان به استفاده از سیستم حسابداری یکپارچه، سؤالاتی پیش می‌آید که در جواب آنها باید به مفهوم و مزایای اسناد حسابداری اشاره کنیم. اسناد حسابداری، به صورت یک فرمت یکپارچه، اطلاعات مالی را از اسناد مثبته مالی مانند فاکتور، قبض و رسیدها جمع‌آوری می‌کند. این یکپارچگی در سیستم حسابداری منجر به مزایایی می‌شود، از جمله:
از طریق بایگانی این اسناد در سیستم حسابداری یکپارچه، می‌توان اطلاعات را بر اساس گردش اسناد حسابداری، محتوا، واحدها و… دسته‌بندی و به صورت سریع و آسان به آنها دسترسی پیدا کرد.
نمونه ای از سند حسابداری
تعریف سند حسابداری طبق ماده ۹ آئین نامه تنظیم و نگهداری و تحریر دفاتر موضوع تبصره یک ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم:
برگه یا سند حسابداری عبارت است از نوشته ای که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی و محاسباتی انجام شده به حساب‌هایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شوند و چنین مدرکی پس از امضای ذیصلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر قانونی است.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
به پایان این مطلب رسیدیم! گفتیم که حسابداران به منظور ثبت رویدادهای مالی از سند حسابداری بهره می گیرند. سند حسابداری به عنوان رویدادی مالی تعریف می‌شود که حاوی حداقل یک بدهکار و یک بستانکار باشد و در یک دوره مالی مشخص رخ دهد. سپس به توضیح انواع سند حسابداری پرداختیم که عبارتند از:
سپس به ویژگی ها و کاربردهای انواع سند حسابداری پرداختیم و هدف از ثبت انواع سند حسابداری را شرح دادیم. سپس، آموزش ثبت سند حسابداری در 4 مرحله را برای شما بازگو کردیم تا بتوانید در اکسل نیز انواع سند حسابداری خود را ثبت کنید.
2020-2022 All Rights Reserved ©
جهت دریافت راهنمایی و مشاوره خرید نرم افزار حسابداری چرتکه شماره تماس خود را وارد کنید تا کارشناسان ما در سریع‌ترین زمان با شما تماس بگیرند 🙂
