نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک

چگونگی انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک

انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک و فروشگاه ها شاید در ابتدای کار زیاد اهمیت خود را نشان ندهد، اما نبود یکی نرم افزار حسابداری آنلاین ، به مرور شما را در پیشرفت کسب و کار از سایر رقبا دور می کند. بهتر این است که قبل از این که با مشکلی روبرو شوید از همان ابتدا به فکر باشید تا بتوانید از عواقب احتمالی دوری کنید.

تعریف یک کسب و کار کوچک

انواع کسب و کارهای آزاد شخصی جزء کسب و کارهای کوچک محسوب می شوند. انواع رستوران ها، سوپرمارکت ها، آرایشگاه ، استارت آپ ها و بسیاری از کسب و کارهایی که همگی ما با آن ها آشنایی داریم، جزء این دسته از مشاغل هستند. اگر شما در حوزه بازرگانی و تجارت با تعداد کارمندان محدود یا در یکی انواع شرکت هایی که دارای پرسنل محدود و مشخص با حقوق نسبتا کم تر از حد کسب و کارهای بزرگ تر، به عنوان مدیر فعالیت می کنید، بنابراین شما صاحب یک کسب و کار کوچک هستید. در یک کسب و کار کوچک شما بدون نیاز به کمک سایرین و به صورت شخصی و با بودجه اولیه کم می توانید فعالیت خود را آغاز کنید.

مزایای نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک

نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک مزایای زیادی نسبت به سیستم های دستی دارد. این نرم افزار امکان انجام تمام عملکردهای یک سیستم دستی را برای ما فراهم می کند. تمام محاسبات به صورت خودکار انجام شده و روند کار بسیار سریعتر، به سهولت و به صورت سیستمی است. به عنوان مثال، شما یک فروشنده را یک بار در سیستم وارد می کنید و از آن داده ها برای پردازش پرداخت های آینده به آن فروشنده، بدون تایپ مجدد اطلاعات استفاده می کنید. همچنین برای مثال، هنگامی که به فروشنده مبلغی پرداخت می کنید، سیستم حسابداری به طور خودکار حسابداری را در پس زمینه انجام می دهد و پول نقد را کاهش می دهد.

امکان سازمان دهی داده ها

علاوه بر سرعت پردازش داده های حسابداری، مزیت دیگر نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک، نحوه سازماندهی اطلاعات مالی است. داده ها به روش خاصی ذخیره و سازماندهی می شوند که یافتن آن آسان است. برای مثال، اگر می‌خواهید بدانید که آیا صورت‌حساب خاصی پرداخت شده یا خیر، آن را در سیستم جستجو می کنید و سیستم به شما می‌گوید چه زمانی صورت‌حساب پرداخت شده است. به علاوه شماره چک و همه جزئیات درباره فروشنده که همگی در یک مکان سازماندهی شده‌اند، به شما نمایش داده خواهد شد. اگر فاکتور یا صورت حسابی را گم کنید، ممکن است اطلاعات مربوط به آن همچنان در برنامه یافت شود. شما می توانید فاکتورها را به راحتی ارسال کنید. به جای ورق زدن کاغذها، می توانید به دنبال اطلاعاتی باشید که به روشی سیستماتیک ذخیره شده اند.

افزایش دقت داده ها

برنامه های حسابداری به دقیق نگه داشتن اعداد کمک می کند. بیشتر محاسبات به صورت خودکار انجام می شود و خطاها در جابجایی اعداد یا سایر اشتباهات انسانی حذف می شوند. این سیستم را می توان برای محاسبه مالیات بر فروش راه اندازی کرد. دیگر نیازی به انجام محاسبات دستی نیست. بنابراین استفاده از آن، اشتباهات را به حداقل می رساند. این سیستم همچنین درآمد و بدهی مالیاتی را بدون نیاز به مداخله دستی و بدون اشتباه محاسبه می کند. هنگامی که یک سیستم به درستی راه اندازی می شود، به عنوان بهترین دستیار شما در یک کسب و کار عمل می کند.

هزینه پایین برنامه نرم افزار حسابداری

یکی دیگر از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک هزینه پایین برنامه ها است. اساسا نرم افزار حسابداری می تواند بسیار مقرون به صرفه بوده و ارزش زیادی داشته باشد. هزینه های آموزش نیز باید در نظر گرفته شود، اما معمولاً برای صاحب کسب و کار کوچک مقرون به صرفه است.

اگر در دریافت نرم افزار جدید به دلیل قدیمی بودن و غیرقابل اعتماد بودن رایانه خود مردد هستید، از نسخه های آنلاین نرم افزار استفاده کنید. در این روش می توانید ذخیره داده ها را به صورت آنلاین و در محیط اینترنت انجام دهید. با این روش اطاعات بر روی هارد دیسک کامپیوتر شما وجود ندارد. با استفاده از این نرم افزارها، اطلاعات شما کاملاً سازماندهی شده و آماده استفاده است. بنابراین به جای نگهداری اطلاعات به صورت نوشته های دستی، که کار بررسی را بسیار سخت می کند، می توانید برای تهیه گزارش های مالیاتی سالانه پس انداز قابل توجهی را انجام دهید.

 

 

چه زمانی یک کسب و کار کوچک موفق خواهد شد؟

• داشتن شناخت اولیه درست از مسائل فنی حوزه کاری خود
• مدیریت درست و دقیق امور مالی
• تحلیل درست داده های مالی و غیر مالی برای پیشرفت کسب و کار

بنابراین برای موفقیت و پیشرفت های آتی یک کسب و کار کوچک استفاده از دادهای مالی و گزارش های ارائه شده توسط یک نرم افزار ساده حسابداری مفید خواهد بود.

 

 

ویژگی های نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک که باید بدانیم!

• فراهم کردن یکپارچگی مالی برای کسب و کار
• قراهم کردن امنیت کافی برای داده های مالی
• سرعت بالا در ارائه انواع خدمات مالی، ثبت و بازیابی داده ها
• قابلیت ثبت انواع فاکتور برای انواع فروش و بویژه فروش‌های قسطی
• قابلیت ثبت انواع چک‌های دریافتی و پرداختی
• فراهم کردن امکان ارائه انواع گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه
• قابلیت اتصال به دستگاه بارکدخوان
• قایلبت اتصال به دستگاه های کارتخوان
• قابلیت تعریف انواع حساب‌های بانکی
• فراهم کردن امکان ثبت مرجوعی‌ها
• و …

چگونگی انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارهای کوچک

هر کسب و کاری دارای نرم افزارهای مختلفی است که توسط شرکت های متنوعی ارائه می شوند. اما چه نوع نرم افزاری برای چه نوع مشاغلی از سایر نرم افزارها بهتر است؟ نرم افزار های حسابداری برای شرکت های بزرگ نرم افزار های پیچیده تر و بزرگتری هستند، برای مثال می توان فروشگا های بزرگ را مثال زد ، این فروشگاه ها نیازمند نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای مدیریت بهتر امور مربوط به فروشگاه های زنجیره ای و هایپرمارکت ها هستند زیرا برای حسابداری مجموعه های بزرگ نیاز به حسابداری برای مدیریت بهتر امور حسابداری و مالی هست و برای مجموعه های کوچک نیازی به این نرم افزار ها با پیچیدگی های بالا نیست زیرا برای یک کسب و کار کوچک مانند مغازه، تنها یک نرم افزار حسابداری برای مغازه کفایت می کند زیرا تنها مغازه دار امور مالی و حسابداری را انجام می دهد. برای یک انتخاب درست در مورد نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک به موارد زیر دقت کنید:

• این نرم افزار باید دارای سرعت و دقت بالا در ثیت و نگهداری انواع داده ها باشد.
• نرم افزار امکان ارائه انواع فاکتورها را فراهم کند.
• قبل از تهیه نرم افزار مشورت با سایر صاحبان کسب و کار مشابه کار شما، که از این نرم افزار استفاده کرده اند را فراموش نکنید.
• مدتی از دموی نرم افزار که در سایت شرکت تولید کننده نرم افزار حسابداری قرار داده شده، استفاده کنید تا مطمئن شوید نیازمندی های شما را به طور کامل پوشش می دهد.

چه نکاتی را قبل از تهیه نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک در نظر بگیریم؟

• تعیین نوع داده مالی و نیازمندی های کسب و کار خود در امور مالی
• تعیین میزان توانایی ها و دانش شما در حسابداری برای انتخاب نرم افزار با توجه به آن ها
• انتخاب بسته نرم افزاری با توجه به نوع و میزان توانایی های حسابداری
• تعیین عمر کسب و کار خود و انتخاب یک نرم افزار مناسب برای طول مسیر کاری شما ( با انتخاب درست در ادامه مسیر نیازمند تغییر نرم افزار و هزینه اضافه نخواهید بود)
• اگر قبلا از نرم افزاری استفاده کرده اید که داری نواقصی بوده است، می توانید در انتخاب یک نرم افزار جدید تمامی آن موارد را از قبل بررسی کنید.
• توجه به این نکته که نرم افزار برای مدت زیادی دارای پشتیانی بوده و نسخه های بعدی نرم افزار به روز شده و پشتیبانی شوند
• آموزش استفاده از نرم افزار حسابداری، یکی از نکاتی است که برای کسب و کارهای کوچک که افراد با حسابداری آشنایی چندانی نداشته یا نمی خواهد کسی را به عنوان حسابدار استخدام کنند، مهم تر جلوه می کند.

چند نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک

نرم افزار های حسابداری برای کسب و کارهای کوچک شامل شرکت ها و فروشگاه های مختلف می شود برای مثال در صورتیکه شرکت بزرگی دارید نیاز به یک نرم افزار حسابداری شرکتی برای مدیریت امور حسابداری و مالی شرکت دارید. در ادامه برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب چند نمونه از آن ها به همراه ویژگی های هر یک را بررسی می کنیم. با توجه به نوع نیازمندی های خود می توانید، انتخاب درست را انجام دهید.

نرم افزار حسابداری KashFlow

این نرم افزار علاوه بر مدیریت داده های مالی و ارائه خدمات در این زمینه، حقوق و دستمزد کارکنان را نیز مدیریت می کند. همچنین نرم افزار امکان ارائه گزارش های مالیاتی را در دوره های مربوطه فراهم می کند. البته به این نکته توجه کنید که این نرم افزار برای کسب و کارهایی که مبتنی بر کلود هستند، طراحی شده است. سایر ویژگی های نرم افزار عبارتند از:

• فراهم شدن امکان پیش بینی کردن نحوه گردش نقدینگی و پول برای سال‌های مالی بعدی
• برای درخواست های مالی متفاوت، در فرآیند مدیریت حقوق و دستمزد، به چند کاربر نیاز نیست.
• و …

نرم افزار حسابداری FreeAGent

برای انواع کسب و کارهای کوچک و بزرگ می توان از این نرم افزار استفاده کرد. این نرم افزار دارای ویژگی های زیر می باشد:

• فراهم کردن امکان مدیریت جریان نقدینگی
• فراهم کردن امکان ردیابی هزینه‌ها و مدیریت آن ها
• قابلیت مدیریت کردن امور مالیاتی
• امکان مدیریت بهتر فرآیند های بانکی و اتصال آنلاین به حساب ها
• امکان تهیه کردن انواع صورتحساب‌ها

نرم افزار حسابداری FreshBooks

این نرم‌افزار حسابداری در مدیریت امور مالی و مشتریان دارای ویژگی‌های زیر می باشد:

• امکان مدیریت امور مشتریان بر مبنای زمان
• فراهم شدن امکان مدیریت و بارگذاری فاکتورها به صورت دیجیتالی
• امکان مدیریت، طبقه بندی و مرتب سازی تمامی هزینه‌ها بر اساس نوع آن ها در این نرم افزار فراهم می‌شوند.

نرم افزار حسابداری NetSuite

این نرم‌افزار امکانات مختلفی را برای کسب و کارهای کوچک فراهم می کند. از جمله ویژگی های مهم این نرم افزار عبارت است از:

• امکان تهیه گزارشگر های مالی و بررسی انطباق درآمد کسب و کار با داده‌های مالی موجود در نرم افزار
• فراهم کردن امکان مدیریت صورتحساب‌ها
• فراهم شدن امکان مدیریت ساده تر دارایی‌های ثابت مالی
• مدیریت دقیق جریان نقدینگی
• امکان پیگیری صورت حساب‌های عقب افتاده
• امکان بودجه‌بندی دقیق
• امکان برنامه ریزی دقیق برای مدیریت منابع انسانی
• جلوگیری از بروز خطا در تهیه گزارش های مالیاتی و کاهش هزینه‌ها و زمان تهیه گزارش ها

جمع بندی

همان طور که بیان شد برای این که یک کسب و کار و فروشگاه کوچک بتواند از ابتدا به درستی مدیریت شود، نیازمند برنامه ریزی و انتخاب ابزارهای مناسب از ابتدا می باشد. در این مقاله برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک راهکارهای مختلفی را بررسی کردیم و انواع ویژگی های مورد نیاز عنوان شد. بنابراین می توانید با توجه به نوع نیازمندی های خود بهترین انتخاب را انجام دهید.