انبارداری یا مدیریت انبار، فرایند مدیریت و کنترل مواد و محصولات در یک انبار است که شامل تخصیص، ذخیره‌سازی، حفظ و توزیع مواد و محصولات می‌شود. اهداف اصلی انبارداری عبارتند از:
انبارداری همیشه یکی از دغدغه های اصلی مدیران شرکت ها و صنایع و همچنین صاحبان کسب و کارها می باشد. از آنجایی که موجودی انبار اعم از محصول و مواد اولیه بیشترین نقدینگی و سرمایه شرکت را به خود اختصاص می دهد، بنابراین نیاز هست تا با یک اکسل انبارداری این بخش را مدیریت کرد. فایل اکسل انبارداری برای دقت در محاسبات و همچنین مدیریت صحیح بر روی موجودی کالای انبار تهیه و تولید شده است. در ادامه این مطلب، به انبارداری دقیق با اکسل می پردازیم. مهم ترین مواردی که در ادامه بررسی می کنیم، عبارتند از:
فعالیت‌های اصلی در انبارداری شامل دریافت مواد و محصولات، بررسی و کنترل کیفیت، تخصیص مکان و دسته‌بندی، ذخیره‌سازی، بسته‌بندی، بررسی موجودی و ردیابی، توزیع و ارسال مواد و محصولات به مقاصد نهایی است.
پیش از اینکه به استفاده از فایل اکسل انبارداری بپردازیم، بهتر است به اصول انبارداری مسلط باشیم و آنها را مرور کنیم.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
سیستم ارزیابی ادواری و دائمی
حسابداری انبار را می توان مجموعه ای از عملیات و فرآیندهای کلی دانست، که به منظور تعیین موجودی انبار به کار می رود و برای کسب و کارهایی مانند فروشگاه ها، کارگاه ها، کارخانجات، تولیدی ها و… از اهمیت بالایی برخوردار است.
هر کسب وکاری که با کالاها و مواد اولیه سر و کار داشته باشد، به یک فضای مناسب برای نگهداری محصولات خود نیاز دارد که به آن انبار می گویند. محتویات انبارها، از مهم ترین دارایی های یک کسب و کار شمرده می شوند. بنابراین، مدیریت موجودی و اطلاعات مربوط به کالاهای ورودی و خروجی، برای تصمیم گیری های مهم، اهمیت زیادی دارد.
لازم است اصول انبارداری را بشناسیم و درباره روش های مدیریت موجودی، اطلاعات کسب کنیم که در ادامه این مطلب، به این روش های متداول خواهیم پرداخت.
همانطور که از نام آن مشخص است، در پایان دوره های مالی، مبلغ و تعداد کالاهای موجود در انبار، تعیین می شود. بر اساس این روش، مقدار موجودی هایی که در پایان هر دوره شمارش می شوند، از تمام هزینه هایی که برای تولید کالا خرج شده، کسر می شوند تا هزینه نهایی محصول تولید شده را محاسبه کنند.
این روش معمولا برای کالاهایی مورد استفاده قرار می گیرد که دارای حجم پایین، تنوع بالا و قیمت کم هستند. در سیستم ارزیابی ادواری، اطلاعات مختلف مانند تعداد و ارزش کالا در میان دوره ثبت می شود و در پایان آن، ارزش ریالی آنها تعیین می شود. استفاده از نرم افزار مدیریت موجودی کالا، برای این روش کنترل موجودی مزایای بسیاری به همراه دارد.
یکی از مزایای سیستم کنترل دوره ای این است که مدیریت آن برای موجودی‌های کوچک تر و کمتر، بسیار ساده و راحت است و نیازی به فناوری و تجهیزات تخصصی ندارد.
از جمله معایب این سیستم این است که انجام آن برای سازمان هایی که موجودی های بسیار وسیع و زیادی دارند، فرایند بسیار طولانی و زمان بر خواهد بود. همچنین فرایند شمارش دستی هم می تواند انواع مختلفی از خطاهای انسانی را به وجود آورد. به همین دلیل است که کسب و کارهای بزرگ حتما به یک اکسل دقیق برای انبارداری نیاز دارند.
سیستم مدیریت موجودی دوره ای برای کسب‌وکارهای کوچک که کمترین موجودی را دارند، مناسب است. همچنین برای مشاغلی که محصولات خاصی را می فروشند یا با کالاهایی با اندازه بزرگ سروکار دارند، بسیار ایده آل است.
در روش دائمی کنترل موجودی انبار، اطلاعات مربوط به تعداد و ارزش مالی کالاها هم در هنگام ورود به انبار و هم در زمان خروج از انبار توسط مسئول حسابداری انبار ثبت می شود.
این روش غالباً برای کسب و کارهایی به کار می رود که دارای کالاهای گران قیمت با حجم زیاد هستند، همچنین دارای گردش کالای کم بوده و کالاها به راحتی قابل شمارش باشند. در این شرکت ها به دلیل گران قیمت بودن محتویات انبار لازم است در هر لحظه از موجودی کالاها، تعداد و ارزش مالی آنها اطلاع داشته باشیم.
سیستم کنترل دائمی موجودی، شمارش دقیقی از میزان موجودی را در زمان واقعی ارائه می دهد. در این روش، از فناوری هایی همچون بارکد و فناوری (RFID) برای ردیابی محصولات استفاده می شود. پس از آن، اطلاعات در یک پایگاه داده متمرکز، ثبت می شوند و مدیران انبار به سادگی می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند.
همانطور که اشاره شد، برای مدیریت حجم زیادی از کالاهای متنوع، دیگر روش های انبارداری قدیمی کافی نیست و احتمال خطا و اشتباه در حساب و کتاب های فردی، زیاد است. به همین دلیل، استفاده از اکسل انبارداری برای ثبت ورود و خروج کالا، مدیریت انبار شما را متحول خواهد کرد.
روش های FIFO، LIFO، میانگین موزون و شناسایی ویژه
موجودی، بزرگترین دارایی فعلی یک کسب و کار است و ارزیابی آن همیشه در اولویت است. ارزیابی موجودی کالا به شما امکان را می دهد که هزینه کالاهای فروخته شده و در نهایت سودآوری خود را ارزیابی کنید. ارزیابی موجودی کالا، مبلغ پولی مرتبط با کالاهای موجود در پایان یک دوره حسابداری است. ارزیابی، براساس هزینه های انجام شده برای تهیه کالاها و آماده سازی آنها برای فروش انجام می شود. در حال حاضر روش های مختلفی برای ارزیابی موجودی کالا به کار می روند. با ما همراه باشید تا انواع روش های ارزیابی موجودی را بررسی کنیم:
در روش (FIFO)، فرض بر این است که فروش‌های دوره مالی از موجودی کالای اول دوره و اولین خریدهای دوره مالی انجام شده است و موجودی کالای پایان دوره از آخرین خریدهای دوره است. به عبارت دیگر، در این روش، فرض می شود هر کالایی که زودتر خریداری شده، زودتر نیز به فروش رسیده است و آن مقدار از کالاها که در پایان دوره باقی مانده، از آخرین خریدهای سال است. بنابراین برای محاسبه بهای تمام شده کالای پایان دوره باید به تعداد کالای پایان دوره، قیمت‌های آخرین خریدها را در نظر گرفت.
در روش ادواری، باید تعداد موجودی کالای اول دوره و تعداد خریدها را با هم جمع کرد تا تعداد کالای آماده برای فروش به دست آید. تعداد فروش ها را هم جمع کنیم و سپس از فرمول زیر می توانیم تعداد موجودی کالای پایان دوره را به دست آوریم.
تعداد فروش – تعداد آماده برای فروش = فرمول تعداد موجودی پایان دوره
پس از این که مقدار یا تعداد کالای باقیمانده در پایان دوره مشخص شد، باید قیمت آن تعیین شود. اما با توجه به این که کالاهای موجود در پایان دوره طی چندین مرحله و به قیمت‌های متفاوتی خریداری شده اند، باید مشخص شود که مبلغ هر واحد از کالاها به چه مبلغی در گزارش های مالی منعکس شود.
حال فرض کنید که شما صاحب یک تولیدی هستید و با تعداد انبوهی از مواد اولیه و کالاهای نیمه تمام یا نهایی در انبار خود مواجه هستید که در تاریخ های مختلف با قیمت های متفاوت، خرید و فروش شده اند! اگر کوچکترین عدد و رقم از قلم شما بیافتد، ممکن خسارت و ضرر هنگفتی به کسب و کار شما وارد شود. این است که با استفاده از یک اکسل انبارداری پیشرفته، تمامی عملیات انبار به دقت ثبت خواهند شد.
در روش (LIFO)، فرض بر این است که فروش های دوره مالی از آخرین خریدهای دوره مالی به عمل آمده است. بنابراین موجودی کالای پایان دوره از محل موجودی کالای اول دوره و اولین خریدهای دوره است. به عبارت دیگر در این روش فرض می شود هر کالایی که زودتر خریداری شده، دیرتر به فروش رسیده است. بنابراین، آن مقدار از کالاها که در پایان دوره باقی مانده است از محل موجودی کالای اول دوره و اولین خریدهای دوره است.
در روش میانگین موزون، ابتدا میانگین بهای تمام شده یک واحد از کالای آماده فروش شرکت طی سال محاسبه می شود. سپس رقم به دست آمده، در تعداد موجودی کالای پایان دوره ضرب می شود تا بهای تمام شده موجودی کالاهای پایان دوره تعیین شود. برای محاسبه بهای تمام شده یک واحد کالا از فرمول زیر استفاده می کنیم.
نرخ میانگین =
((نرخ هر واحد × تعداد موجودی کالا ابتدای دوره) + (نرخ هر واحد خریدها × تعداد خریدها)) ÷ (تعداد موجودی ابتدا + تعداد خریدها)
روش شناسایی ویژه، روشی فراگیر نیست و تنها در شرکت هایی کاربرد دارد که تعداد موجودی کالای آنها، کم و کالاها، گران بها و متفاوت با یکدیگر هستند. برای مثال، می توان به تولیدی هایی که کالاها را به صورت سفارشی تولید می کنند، اشاره کرد. در این روش چون بهای خرید یا ساخت هر کالا با کالای دیگر متفاوت است، با خروج هر کالا از انبار بهای منحصربه فرد همان کالا از موجودی کل کسر می شود.
انتخاب روش درست برای ارزیابی موجودی از اهمیت زیادی برخوردار است؛ زیرا تاثیر مستقیمی بر حاشیه سود کسب و کار دارد. انتخاب شما می تواند منجر به اختلاف زیادی در قیمت تمام شده کالاهای فروخته شده، درآمد خالص و پایان موجودی کالا شود.
هر روش مزایا و معایبی دارد. به عنوان مثال، روش LIFO کمترین سود را برای شما به ارمغان می آورد. زیرا آخرین کالاهای موجودی که خریداری می شوند، معمولا گران ترین هستند. در حالی که FIFO بیشترین سود را به شما می دهد، زیرا اولین کالاهای موجود معمولا ارزان ترین هستند. برای ارزیابی روشی که برای شما بهترین است، باید به تغییر در هزینه های موجودی توجه کنید.
اگر هزینه موجودی کالا در حال افزایش است یا احتمالا افزایش می یابد، ممکن است هزینه گذاری LIFO بهتر باشد. از آنجا که اقلام با هزینه بالاتر فروخته شده در نظر گرفته می شوند، منجر به هزینه بیشتر و سود کمتر می شود.در حالی که در صورت کاهش هزینه های موجودی شما، FIFO ممکن است بهترین گزینه برای شما باشد.
شما به عنوان یک صاحب شرکت یا یک حسابدار، باید هر روش را تجزیه و تحلیل کنید و روشی را که منعکس کننده درآمد دوره ای است و متناسب با وضعیت کسب و کار خاص شما است، اعمال کنید. فراموش نکنید که استفاده از اکسل انبارداری ساده یا پیشرفته برای به کارگیری هر کدام از روش های ارزیابی موجودی، بسیار موثر خواهد بود و بهره وری را افزایش خواهد داد.
دانلود فایل اکسل انبارداری رایگان به همراه آموزش و توضیحات
این فایل از سه قسمت تشکیل شده است:
البته قسمت هایی از این فایل را قفل کرده ایم زیرا فرمول هایی دارند که نباید تغییر دهید. قسمت هایی که خالی هستند را باید با اطلاعات خود پر کنید تا فایل بقیه محاسبات را انجام دهد.
اصلی ترین قسمت این فایل همین قسمت است! ما برای هر قسمت یک انبار تعریف کرده ایم که ورود و خروج کالای های آن قسمت باید در شیت آن ثبت شود.
این شیت نیز از چهار قسمت تشکیل می شود:
در پایان هر روز باید ثبتی ها کنترل و چک شود تا اشتباهی در آن نباشد.
در قسمت کالای امانی کالاهایی که به کارگران و کرمندان خود می دهید تا در کارخانه استفاده کنند، وارد می کنید. این فایل را روزانه، حسابدار انبار یا انباردار به روز می کند و تعداد کالاها را پس از شمارش در آن ثبت می کند.
اگر در روزی کالایی معیوب و خراب شده باشد تعدادی که خراب شده و تعداد سالم ها شمارش کرده و در شیت های آن وارد می کند.
در این فایل نام کالا و کد کالای آن، واحد، تعداد سالم و تعداد خراب و قیمت واحد را وارد می کنید؛ بقیه محاسبات با فایل است. در قسمت توضیحات هم اگر در کالایی نیاز به توضیح باشد، می توان در آن قسمت تایپ کرد.
این قسمت محاسبات را از شیت های مختلف فایل فراخوانی می کند و یک گزارش کلی ماه را به شما می دهد. این فایل به صورت کامل قفل است و شما نمی توانید تغییری در آن ایجاد کنید. تمام فراخوانی ها به صورت خودکار انجام می شود و نیازی به تغیر شما نیست.
دانلود فایل اکسل ورود و خروج کالا
فرض کنیم انباری دارید که شامل محصولات و قطعات تشکیل دهنده آنها می باشد. مثلا یک محصول دارید با کد ۱۰۰۱ به نام پنج شعله آرتمیس که اجاق گاز می باشد و این محصول در سالن تولیدی که قطعات آن هم از انبار خارج می شود تولید شده است.
به عنوان مثال برای تولید یک محصول از کد ۱۰۰۱ باید مثلا تعداد ۲ عدد سینس کف و یک عدد شیشه و ۱۰ عدد پیچ و مهره و غیره مصرف شود .
به عبارتی هر محصول پنج شعله آرتمیس که وارد انبار می شود ، قطعات تسکیل دهنده آن باید انبار خارج شود ، به عبارتی به صورت همزمان یک سند ورود محصول به انبار صادر می شود و تعدادی سند خروج از انبار که در واقع قطعات تشکیل دهنده آن محصول هستند.
برای حل این مسئله نیاز به دو جدول داریم یکی به نام tblProduct که نام محصولات در آن وارد شود و یکی به نام tblDetail که در آن قطعات تشکیل دهنده محصول به همراه ضریب استفاده وارد می شود .
برای درک بهتر تصویر زیر را ببینید که به عنوان مثال قطعات تشکل دهنده محصول با کد ۱۰۰۱ مشخص شده اند.
این دو جدول در شیت Admin قرار دارند.
همانطور که در تصویر هم می بینید با ورود یک محصول کد ۱۰۰۱ باید پنج ردیف سند با کدهای ۵۰۱ و ۵۰۲ و ۵۰۳ و ۵۰۹ و ۵۰۸ با تعدادی که برای هر کدام مشخص شده خارج شود .
در واقع ما یک فرم احتیاج داریک که شامل دو لیست باکس باشد، یکی برای نمایش نام محصولات و یکی برای نمایش قطعات تشکیل دهنده محصولاتی که در لیست باکس اول وجود دارد . یک تکست باکس هم برای تعداد محصول نیاز داریم که باید آن را به عنوان ضریب قطعات لحاظ کنیم و یک تکست باکس هم برای تاریخ .
البته چون انبارداری پیشرفته در اکسل منظور ما هست، امکانات دیگری هم به فرم می توانیم اضافه کنیم که در حال حاظر مورد بحث ما نیست.
با توضیحاتی که داده شده شکل ظاهری فرمی که باید بسازیم به شکل زیر است.
در تصویر می بینید نام هر آبجکت مشخص شده و نام خود فرم هم frmProduct می باشد، از آنجا کدنویسی ها بر ساس همین نام ها انجام شده، پس مهم است که همین نامگذاری ها را داشته باشید، مگر اینکه خودتان بتوانید کدهای VBA را تغییر دهید.
در نهایت وقتی طراحی فرم تمام شد در رویداد کلیک btnSave باید کدی بنویسیم که کارهای زیر را انجام دهد که البته در فایل نمونه که برای دانلود قرار داده شده وجود دارد.
دقت داشته باشید که قبل از ایجاد حلقه اول باید یک رکورد از نوع ورود برای کالا ثبت شود. همچنین تاریخ باید با فرمت عددی ثبت شود پس باید تابع cLng قبل از txtDate نوشته شود.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
تعریف کدینگ انبار
کدینگ انبارداری که شامل کدینگ انبار مصالح ساختمانی، کدینگ انبار شرکت ساختمانی، کدینگ انبار مواد غذایی و.. می باشد به مجموعه فرایند تفکیک و شناسایی کلیه کالاهایی گفته می شود که در انبار نگهداری می‌شوند. انواع مختلفی از کدینگ بر اساس حجم محاسبات وجود دارد. در فرایند کدینگ حسابداری انبارداری، کدهای مختلف به اقلام گوناگون تخصیص داده می‌شود.
علاوه بر این، کدها تعریف جهانی یا استانداردی ندارند و توسط سرپرست انبار تعیین می‌شوند.
روشهای کدینگ انبار به دو دسته تقسیم بندی می شوند:
در این روش سازمان از یکی از روش های استاندارد ملی یا بین المللی برای کدگذاری کالاهای انبار استفاده می کند. این روش برای سازمان هایی که تنوع محصولات یا کالاهای بسیاری دارند بسیار مفید می باشد. نظیر روش کدینگ و طبقه‌بندی کالا UNSPCS و CPC که توسط سازمان ملل ارائه شده است.
بسیاری از سازمان ها ساختار کدگذاری محصولات را متناسب با کالاهای خود تعیین و اجرا کرده که در ادامه یک نمونه ساختار کدینگ انبار ارائه شده است.
این نمونه از الگوی کدینگ انبار از ۸ کاراکتر عددی تشکیل شده است و سلول اول با دو کاراکتر عددی مشخص کننده نوع گروه کالا می باشد.
۰۱ – مواد خام
۰۲- محصول نیمه ساخته
۰۳ – محصول نهائی
۰۴- ابزارآلات
۰۵- ماشین آلا
۰۶- ملزومات مصرفی اداری
۰۸- قطعات یدکی
۰۹- …
سلول دوم با سه کاراکتر عددی تعیین شده است و مشخص کننده زیر گروه بر اساس سلول اول گروه کالا می باشد. به طور مثال زیر گروه کالا مواد خام به صورت زیر می باشد:
۰۱ – مواد پلی اتیلنی
۰۲- پروفیل ساختمانی
۰۳- پروفیل صنعتی
۰۴- پروفیل گالوانیزه
۰۵- مواد آلیاژی
۰۶- …
لاذم به ذکر است که نمونه کدینگ انبار مواد غذایی، کدینگ انبار فنی، نمونه کدینگ انبار قطعات و… به همین شیوه نیز می باشد.
سلول سوم که با سه کاراکتر عددی مشخص می شود، نشان دهنده شماره سریال کالای مورد نظر است که از از ۰۰۱ برای گروه زیر کالا شروع می شود.
توجه داشته باشید که برای طراحی کدینگ انبار، باید بر تمامی کالاهای موجود در انبار و اصول مستند سازی تسلط کافی داشته باشید تا بتوانید دستورالعمل استاندارد کدینگ انبار را مشخص کرده و لیست گروه و زیر گروه های هر کالا در این دستورالعمل مشخص شود.
ما نرم افزار حسابداری چرتکه هستیم
به پایان این مطلب رسیدیم. فعالیت‌های اصلی در انبارداری شامل دریافت مواد و محصولات، بررسی و کنترل کیفیت، تخصیص مکان و دسته‌بندی، ذخیره‌سازی، بسته‌بندی، بررسی موجودی و ردیابی، توزیع و ارسال مواد و محصولات به مقاصد نهایی است.
انبارداری همیشه یکی از دغدغه های اصلی مدیران شرکت ها و صنایع و همچنین صاحبان کسب و کارها می باشد. از آنجایی که موجودی انبار اعم از محصول و مواد اولیه بیشترین نقدینگی و سرمایه شرکت را به خود اختصاص می دهد، بنابراین نیاز هست تا با یک اکسل انبارداری این بخش را مدیریت کرد.
در این مطلب، ابتدا به اصول انبارداری و روش های ارزیابی موجودی پرداختیم که لازمه کار با اکسل انبارداری است. سپس، فایل های اکسل انبارداری ساده و پیشرفته را برای شما فراهم کردیم و هرکدام را جداگانه به شما آموزش دادیم.
جهت دریافت راهنمایی و مشاوره خرید نرم افزار حسابداری چرتکه شماره تماس خود را وارد کنید تا کارشناسان ما در سریع‌ترین زمان با شما تماس بگیرند 🙂
